As teleconferências são úteis para organizar uma reunião com um grupo de pessoas em diferentes lugares que precisam tomar decisões. Um grupo de advogados pode precisar se encontrar e decidir uma estratégia para o caso de seu cliente, ou um grupo de solteiras pode estar tentando planejar um casamento. Uma teleconferência pode ajudar um grupo de pessoas a tomar decisões em minutos, o que pode levar dias por e-mail e pode ser impossível fazê-lo pessoalmente.
Itens que você precisará
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Telefone
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Software de agendamento de reuniões
Identifique as pessoas que você precisa convidar para a teleconferência. Em seguida, priorize a importância da participação de cada pessoa. Se houver três ou quatro pessoas ligando para sua teleconferência, priorizar a lista de convidados pode não ser importante. Mas se você estiver convidando seis ou mais pessoas, é mais provável que haja conflitos de agendamento. Certifique-se de que os tomadores de decisão importantes possam participar.
Entre em contato com participantes importantes para identificar conflitos de agendamento. Descubra se e quando essas pessoas estarão fora da cidade por um longo período de tempo, em um avião e indisponível para ligar ou não conseguir comparecer. Organize seu tempo de reunião em torno desses conflitos.
Envie um convite para todos os participantes. Use email, Evite ou outro programa de convite. O Microsoft Outlook pode agendar a reunião, enviar convites e permitir que os convidados aceitem ou recusem. Você terá uma ideia geral de quem pode participar e quem não pode. Os convidados podem ter sugestões sobre horários que funcionam melhor para eles e também podem enviar itens da agenda em suas respostas à solicitação de reunião. Revise seu convite com base no feedback que você recebe.
Programe sua reunião usando um serviço de chamada. Existem várias empresas especializadas em hospedagem de chamadas de conferência, como a FreeConference e a InstantConference. Se sua empresa costuma programar chamadas em conferência, descubra se sua empresa possui um contrato com um determinado serviço de chamada.
Envie o convite finalizado para todos os participantes. Envie o convite mesmo para as pessoas que recusaram o pedido de reunião original, caso mais tarde estejam disponíveis. Certifique-se de incluir todas as informações pertinentes no convite, incluindo a data e a hora da chamada, o código do país e o número de telefone que os participantes devem usar, bem como os códigos necessários do participante. Inclua também o seu número de contato para que os participantes possam contatá-lo diretamente caso tenham problemas ao discar.
Dicas
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Se você nunca usou um serviço de chamada em conferência antes, pergunte sobre a clareza das chamadas e a facilidade de uso. Existem alguns serviços gratuitos e alguns que cobram uma taxa. Compare os preços dos serviços pagos e decida qual se ajusta melhor às necessidades da sua empresa.
