As empresas geralmente montam equipes para realizar uma tarefa ou objetivo específico. O projeto prossegue por várias etapas e o progresso é monitorado continuamente. Os projetos são orientados por uma série de fases, desde a definição do projeto até a avaliação do sucesso do projeto. A fase de definição ou início inicia o processo, com os membros da equipe identificados e um gerente de projeto selecionado. Durante a fase de planejamento, os objetivos são estabelecidos e as responsabilidades são atribuídas. O monitoramento ocorre durante a fase de execução, quando o trabalho do projeto é realizado. A fase final da avaliação ocorre quando o projeto é concluído e uma avaliação é conduzida para verificar se os objetivos foram alcançados.
Informação de Monitorização
Na fase de execução, quando as tarefas reais do projeto estão em andamento, é vital monitorar as informações, a fim de acompanhar o que está sendo realizado. O gerente de projeto pode facilitar o projeto comunicando-se com os membros da equipe e os clientes. Por meio de monitoramento prático, o líder da equipe pode garantir que os participantes individuais permaneçam com o plano original do projeto e permaneçam focados em metas predeterminadas. O gerente de projeto faz anotações cuidadosas para seguir todos os aspectos do projeto e resolver os problemas que surgirem.
Progresso de Monitoramento
O monitoramento de gerenciamento de tempo é executado pelo gerente de projeto para garantir que os prazos sejam cumpridos à medida que o projeto avança. As folhas de horas são usadas para monitorar o tempo que os membros da equipe gastam em tarefas dentro do projeto. O líder da equipe pode identificar e resolver quaisquer problemas de gerenciamento de tempo que surgirem.
Monitorando o Orçamento
O gerenciamento de custos é executado pelo gerente de projeto para garantir que o projeto esteja dentro ou abaixo do orçamento. Os custos dentro do projeto são identificados e as despesas são aprovadas antes que uma compra seja feita. O gerente de projeto mantém um registro central de todos os custos incorridos pelo projeto. Ele pode então determinar se as despesas estão adequadamente orçadas e, caso contrário, conceder uma aprovação especial para as despesas necessárias.
Monitorando Qualidade
Para monitorar a qualidade de forma eficaz à medida que o projeto avança, a equipe e o gerente de projeto devem definir diretrizes de qualidade antes da fase de execução. Uma vez que o líder da equipe sabe como a qualidade deve ser medida, ele pode tomar medidas para medir a qualidade da produção da equipe, identificar quaisquer problemas de qualidade e fazer quaisquer melhorias necessárias.
