As empresas que mantiverem pequenos fundos para pagar por necessidades pequenas e sob demanda devem implementar procedimentos adequados de teste de auditoria para pequenos negócios, a fim de garantir que os funcionários usem o dinheiro para pequenas despesas, por razões apropriadas, e contabilizem adequadamente a quantia utilizada. Sempre que possível, um indivíduo que não tenha acesso ao caixa pequeno deve ser a pessoa responsável pela auditoria do caixa.
Calendário de Auditorias
As auditorias de caixa pequeno devem ser conduzidas aleatoriamente e sem aviso prévio a outros funcionários. Sem auditorias aleatórias, os funcionários que estão “emprestando” do caixa pequeno por motivos pessoais têm tempo de devolver o dinheiro antes de fazer a auditoria dos fundos.
Total o conteúdo
Equilibrar o dinheiro na caixa ou na gaveta é o primeiro passo na auditoria. O total de todo o dinheiro de maneio mais os recibos de itens em que o dinheiro de maneio foi usado para pagar deve ser igual ao valor total do dinheiro de manufatura mantido para uso. Por exemplo, se você mantiver US $ 500 em dinheiro de caixa e tiver US $ 150 em recibos para despesas de pequeno valor, você deve ter US $ 350 em dinheiro restante na gaveta. Dinheiro ou recibos não contabilizados devem ser anotados em um relatório de auditoria, e todos os funcionários com acesso a pequenos fundos devem ser questionados sobre a diferença.
Revise os Recibos
Cada recibo deve explicar claramente o (s) item (ns) comprado (s). Se o (s) item (ns) adquirido (s) não for (em) claro (s) a partir do próprio recibo, o (s) item (ns) deve (m) ser anotado (s) no recibo juntamente com qualquer explicação necessária para a despesa. Cada item comprado deve representar um uso apropriado dos fundos de caixa e ser aprovado por um gerente ou supervisor, conforme estabelecido nas políticas da sua empresa. Qualquer uso inadequado de dinheiro pequeno, como itens pessoais, deve ser anotado em seu relatório. Qualquer uso de dinheiro para cobrir despesas operacionais normais deve ser anotado em seu relatório e explicado pelos funcionários para que você possa determinar se as mudanças devem ser feitas nos procedimentos operacionais para cobrir esses custos de outra maneira.
Revise o Razão
Toda despesa de caixa pequena deve ser refletida adequadamente no razão contábil geral. Verifique os recibos para a explicação da despesa e verifique se a despesa foi lançada na conta de despesas do razão geral adequada.
Verificar os itens comprados
Sempre que possível, você deve pedir para ver o (s) item (ns) comprado (s) com dinheiro pequeno, especialmente no caso de bens não consumíveis. Se os funcionários usarem dinheiro pequeno para comprar pequenos equipamentos ou outras necessidades não consumíveis, os funcionários deverão poder mostrar a localização do (s) item (ns).
