Um manual de políticas e procedimentos é um documento escrito que detalha as regras de uma organização e as formas específicas que devem ser executadas. Isso abrange tudo, desde a perspectiva geral da organização até os detalhes de como processar as mensagens recebidas. Algumas idéias básicas para um manual de políticas e procedimentos tornarão o manual mais útil para os funcionários.
Reunir feedback dos departamentos
Antes de escrever um manual formal para uma organização, você deve receber feedback de todos os diferentes departamentos sobre suas políticas e procedimentos. Mesmo que não haja um manual formal de política e procedimentos, os departamentos provavelmente têm sua própria política informal, memorandos e guias espalhados. Um manual de políticas e procedimentos, a menos que esteja sendo escrito para um novo negócio ou organização, deve levar em consideração como o departamento já está sendo executado. A introdução de políticas e procedimentos completamente novos poderia reduzir a produção por causa da curva de aprendizado. Em vez disso, pense no manual de políticas e procedimentos como um local para consolidar todas as políticas e procedimentos informais em um único lugar, para evitar confusão.
No entanto, esta não é uma regra absoluta. Um dos benefícios de escrever um manual de políticas e procedimentos é que ele oferece a oportunidade de analisar a eficácia do trabalho de uma organização. Ao escrever o manual, converse com os gerentes e funcionários dos diferentes departamentos para ver se alguma das políticas e procedimentos com os quais eles trabalham atualmente é incômoda, difícil ou inconsistente. Nesse caso, convém realizar uma reunião para discutir formas mais eficientes de trabalhar antes de concluir o manual.
Diferenciar entre política e procedimento
As políticas incluem regras gerais que descrevem o que pode ou não ser feito, e isso varia de filosófico para específico. Por exemplo, uma política pode ser “ambientalmente amigável” ou “enviar todas as solicitações de admissão para o Departamento de Admissões”. Os procedimentos descrevem os processos passo a passo para executar uma política. Ao criar um manual de política e procedimentos, diferencie os dois fazendo os títulos das políticas e os procedimentos de cada subposição ou lista de políticas. Isso permitirá que o manual seja rapidamente navegado por funcionários que desejam encontrar informações específicas sobre como uma política deve ser executada.
Seja claro e específico
Ao escrever um manual de políticas e procedimentos, você pode ter que revisar com frequência seu trabalho para eliminar qualquer jargão, frases complexas e instruções vagas. Tente manter as frases em 15 palavras ou menos. Evite correções ou sentenças que possam ser interpretadas de mais de uma maneira. Em vez de dar instruções como "processar todas as faturas e enviar um formulário ao gerente", descreva os procedimentos para processar as faturas e forneça o nome do formulário específico a ser enviado ao gerente.
Você pode desejar que um ou mais funcionários revisem o manual de políticas e procedimentos para verificar se há alguma peça que eles tenham dificuldade em compreender.
Revise e atualize regularmente
Um manual de políticas e procedimentos é um documento vivo. Para mantê-lo útil, revise e atualize-o regularmente, se necessário. Realize uma reunião uma vez por ano para ver se alguma alteração precisa ser feita no manual de políticas e procedimentos. Isso inclui novas maneiras de fazer o trabalho, reformular parágrafos difíceis ou confusos e pensar em maneiras de tornar o manual mais útil, por exemplo, adicionando mais informações ou codificando por cores diferentes capítulos.
Evite colocar informações confidenciais, como nomes de contatos, números de telefone de indivíduos e URLs de sites na política. Em vez de se referir a pessoas ou títulos específicos no manual, consulte os nomes dos departamentos. Isso ajudará a garantir que o manual de políticas e procedimentos permaneça relevante por mais tempo.
