A manutenção de um fundo de caixa é de 90%. Os outros 10% controlam quem tem permissão para acessar os fundos. Não importa em que tipo de negócio você está e não importa o que você usa para o seu dinheiro, seguindo estes dois princípios, juntamente com alguns procedimentos orçamentários simples, manterá seu fundo de caixa pequeno equilibrado.
Prova de arquivo de todas as compras
Ao executar um fundo de caixa, a primeira coisa que você precisa fazer é estabelecer um sistema eficiente e funcional de manutenção de registros. Você deve receber recibos e faturas para cada transação em que o pequeno caixa é usado e fazer cópias deles. Isso garante que você tenha dois arquivos separados caso perca um recibo. Não coloque apenas seus recibos em uma pasta, mas arquive-os cronologicamente e considere colocar os recibos em pastas separadas para cada mês.
Estabeleça usos aceitáveis para o caixa pequeno
Não use dinheiro pequeno indiscriminadamente. Você deve ter diretrizes específicas para o que você pode usar o dinheiro e o que você não pode. Por exemplo, comprar álcool com fundos geralmente seria um uso inaceitável, mesmo que o álcool fosse para um evento social patrocinado por empresas. Para proteger você e qualquer outra pessoa com acesso ao dinheiro, você deve ter regras escritas sobre o que são despesas aceitáveis.
Controle de acesso
Mantenha sempre o seu fundo de caixa preso. Você pode mantê-lo em qualquer coisa, de uma gaveta para um armário para um cofre, mas evite guardá-lo em caixas portáteis ou outros recipientes de armazenamento que podem ser movidos ou levados facilmente. Não distribua chaves ou combinações para mais do que algumas pessoas. Idealmente, você deve apenas dar uma ou duas pessoas a uma chave, e pedir a outra pessoa que peça a esses titulares por dinheiro que eles precisarem.
Realizar auditorias periódicas
Para garantir que seu caixa pequeno seja usado adequadamente, realize auditorias periódicas. As auditorias eficazes são sem aviso prévio e o objetivo é verificar aleatoriamente os registros, os procedimentos contábeis e o controle do seu fundo de caixa. Sem auditorias, os fundos de caixa podem estar propensos a uso indevido ou má gestão. A maneira mais simples de realizar uma auditoria é ter um gerente que não tem acesso ao cheque em dinheiro no fundo a cada poucas semanas.
