Há momentos em que você e seus funcionários precisam de alguns dólares em dinheiro para pagar despesas de negócios menores. Você pode precisar comprar alguns suprimentos de escritório, pagar um bolo no aniversário de alguém ou simplesmente encontrar uma pequena mudança para um parquímetro, por exemplo. A maioria das empresas usa dinheiro pequeno para isso, monitorando pagamentos em um livro de caixa pequena. Você precisará nomear um gerente de caixa pequeno, normalmente um contador, contador ou outro supervisor para supervisionar as operações e coletar recibos, se necessário. Cada funcionário que deseja fazer uma compra deve passar por este representante, em vez de deixar a caixa de caixa ou lata aberta para todos os funcionários.
Compre um notebook pautado - um caderno pequeno, do tamanho de um diário, pode ser o melhor, já que pode caber na caixinha do caixa pequeno. Etiquete o caderno com a data de início, o nome da empresa e as informações de contato "Se Perder, Contatar". Desenhe três linhas verticais na primeira página do caderno. Rotule as quatro colunas resultantes Data, Compra, Valor e Saldo. Você pode continuar isso em todo o caderno ao iniciar o livro de caixa ou confiar na pessoa que inicia uma nova página para continuar o formato.
Liste o saldo inicial em sua própria linha com a data registrada. Na coluna Compra, nomeie-o Saldo Inicial. A primeira compra será registrada na segunda linha.
Coloque a quantia inicial de caixa na caixa ou estanho junto com o notebook.
Para fazer uma compra, peça que o funcionário proponha ao contador ou gerente o que ele precisa e por quê. O contador ou gerente pode aceitar ou rejeitar a ideia. Se aceito, o empregado tem acesso ao livro de caixa e caixa ou lata.
Peça ao funcionário que envie um recibo assim que ele fizer a compra. Mantenha todos os recibos juntos, presos por um clipe de papel, na caixa ou no livro para guardar dinheiro. Remova os recibos mensais e arquive.
Acrescente dinheiro extra ao fundo de caixa pequeno retirando-o da conta da empresa. O superintendente de caixa pequeno, como um contador ou gerente, decide quanto deve ser mantido em dinheiro de caixa, normalmente abaixo de US $ 100.
Dicas
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Guarde o livro de caixa e a caixa ou lata em um local seguro, como o escritório ou o escritório do contador ou do gerente. Não o deixe em uma área comum, como o refeitório ou a área de reunião. Mantenha pequenas compras em dinheiro pequeno, para despesas como postagem, parquímetros ou suprimentos para festas.
Aviso
Não registre grandes compras no livro de caixa pequeno. Estes devem ser contabilizados no livro caixa principal.
