Os assistentes virtuais trabalham como prestadores de serviços independentes oferecendo serviços administrativos e uma variedade de serviços semelhantes aos secretários em exercício, assistentes administrativos e funcionários administrativos. Eles geralmente trabalham em um escritório doméstico equipado com fax, computador, mesa, impressora e acesso à Internet. Os tipos de software exigidos pelos assistentes virtuais dependem do setor. Todos os assistentes virtuais usam um conjunto geral de software para fornecer serviços e gerenciar um negócio.
Publicação de Desktop
O software de editoração eletrônica inclui processamento de texto, apresentação, planilha e software de banco de dados. Assistentes virtuais que trabalham no setor de marketing exigem programas de publicação para criação de panfletos, sites, cartões postais, convites e vários tipos de publicações. Outros requisitos incluem o add-on incluído no software de processamento de texto, verificador de ortografia e gramática, tesauro, dicionário e tradutores de idioma.
Transcrição
A transcrição consiste em gravar e escrever ditado; programas de software de transcrição facilitam a reprodução de uma comunicação gravada. O assistente virtual pode parar, iniciar, retroceder e pausar a gravação. Você pode enviar a transcrição gravada por e-mail como está ou como um arquivo compactado. A partir de 2011, os formatos comuns incluem MP3 e WMV. Vários programas de gravação são compatíveis com diferentes formatos.
Escrituração contábil
Gerenciar um negócio de assistente virtual requer software de contabilidade e faturamento. Assistentes virtuais especializados como guarda-livros devem usar um sistema de escrituração tudo-em-um. Esses assistentes podem criar faturas, cotações e propostas; registro de pagamentos; e acompanhar o tempo de trabalho com um programa ou com diferentes programas de software de editoração eletrônica.
Comunicação
O software de comunicação é outra necessidade para assistentes virtuais. O software de fax e email disponível oferece personalização e modelos prontos. Os assistentes virtuais podem optar por criar um modelo adequado à sua imagem comercial. O uso de um serviço telefônico pela Internet reduzirá o custo das contas telefônicas de longa distância e mensal. Usando programas de e-mail e fax on-line requer uma boa conexão com a Internet.
