Os sistemas de contabilidade informatizados tornaram-se tão comuns que mal faz sentido imaginar alternativas contemporâneas baseadas apenas em livros manuscritos e máquinas de calcular old school. Mas é fácil tornar-se excessivamente dependente da contabilidade informatizada. Antes de mergulhar mais fundo nas soluções tecnológicas, considere as potenciais armadilhas de permitir que uma máquina e um programa de software armazenem todos os seus dados e calculem relações numéricas essenciais.
Qualidade de Informação
A qualidade das informações fornecidas por um sistema contábil computadorizado depende da qualidade da informação que você insere. Você pode inserir cada cheque, recibo e fatura no QuickBooks, mas se não tiver configurado o seu plano de contas do QuickBooks para refletir com precisão as complexidades de sua empresa, seus esforços renderão apenas informações parciais ou irrelevantes. Por exemplo, se sua empresa trabalha com vários tipos de contas, como varejistas on-line, vitrines físicas e vendas diretas para clientes, seus dados contábeis não serão especialmente significativos, a menos que você acompanhe essas categorias separadamente.
O elemento humano
Embora os sistemas contábeis computadorizados usem a tecnologia para calcular somas e armazenar informações, esses dados devem ser inseridos por seres humanos, e esses humanos devem ser treinados. O treinamento de pessoal em programas de software pode ser caro, e o conhecimento precisa ser atualizado regularmente porque os sistemas contábeis informatizados mudam, às vezes a cada ano. Os erros acontecem em muitos estágios da curva de aprendizado, e um sistema computadorizado com fórmulas que constroem uns sobre os outros provavelmente compõe erros aparentemente simples, tornando a origem de um problema ainda mais difícil de encontrar.
Custos de Tecnologia
Praticamente todos os aspectos de um sistema contábil informatizado são caros. Os computadores são exponencialmente mais caros do que os livros de papel, e o software necessário para seus dados contábeis acrescenta uma despesa adicional que muitas vezes precisa ser renovada ou atualizada anualmente. Você também pode ter que desembolsar fundos para reparos, ou contratar profissionais para treinamento, software personalizado ou desvendar incidentes especialmente complexos.
Segurança e Permanência
Os sistemas de contabilidade informatizados são vulneráveis a questões de segurança cibernética. Sistemas baseados em nuvem armazenam as informações da sua empresa remotamente, onde podem ser invadidas. Seu sistema pode estar infectado por um vírus que destrói ou corrompe informações. Os computadores também travam periodicamente, por isso, a menos que você seja especialmente diligente para fazer o backup de arquivos, poderá perder muitas horas de trabalho. Assim, enquanto sistemas de contabilidade computadorizados organizam informações e fazem cálculos de forma rápida e eficiente, eles podem criar uma falsa sensação de segurança. O ponto principal é que eles nunca podem substituir totalmente o conhecimento direto dos sistemas ou a familiaridade direta com os detalhes da sua operação.
