Melhore suas chances de obter uma resposta positiva ao seu pedido de reunião, primeiro colocando-se no lugar do seu destinatário. Muitas pessoas consideram o esforço de encontrar com você uma perspectiva demorada. Eles querem saber o que vão conseguir com isso, o que inclui tornar seu trabalho mais fácil, mais rápido ou mais lucrativo. Eles também respondem bem a um benefício gratuito, uma boa refeição ou um brinde promocional apropriado para seus negócios. Isto é particularmente verdadeiro com as comunicações por e-mail, porque o seu destinatário provavelmente recebe dezenas de e-mails todos os dias.
Escreva uma linha de assunto que se destaque. Por exemplo: "Vamos nos encontrar para discutir sua conta com a XYZ Company" torna seu e-mail imediatamente relevante e provável de ser aberto. "Oi, vamos conversar" é o tipo de linha de assunto que provavelmente apagará seu e-mail porque não fornece informações e é muito informal e pessoal para a maioria dos relacionamentos comerciais.
Cumprimente seu destinatário adequadamente. Use "Dear Mr. Jones" se você não se conhece. "Caro Bob" ou "Olá, Bob" são saudações em comum no e-mail comercial. Não usar uma saudação pode fazer com que seu e-mail pareça impessoal e faça parte de uma correspondência em massa, a menos que você se conheça bem.
Chegue ao ponto. Se você não se conhece, escreva uma frase apresentando-se como "Recebi sua conta na XYZ" ou "Estou respondendo à sua consulta no site da XYZ e gostaria de encontrar você para demonstrar nosso software. " Mantenha sua mensagem o mais curta possível enquanto ainda transmite as principais informações.
Sugira um par de datas, horários e locais. Uma boa maneira de fazer isso é: "Eu posso me encontrar na terça ou na quarta-feira, no meu escritório ou no seu. Isso é bom para você e que horas seriam melhores?"
Declare que você ligará para confirmar a reunião. Uma chamada de acompanhamento é sempre aconselhável ao usar e-mail, porque seu e-mail pode ter ido para a pasta SPAM ou foi ignorado pelo destinatário.
Feche seu e-mail com uma breve frase como "Obrigado pelo seu tempo e atenção. Estou ansioso para conhecê-lo e discutir como a XYZ pode fornecer os serviços que você precisa."
Adicione seu bloco de assinatura na parte inferior. Ele deve conter o nome que você usa no negócio, título, nome da empresa, número de telefone do escritório direto, número de telefone celular e links para seus perfis de mídia social busines.
Dicas
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Muitos executivos assinam seus e-mails com "Atenciosamente" ou "Obrigado". Alguns usam apenas seu bloco de assinatura. O que você usa depende do seu estilo e da sua adequação à mensagem que você está enviando.
Considere anexar um whitepaper ou outras informações sobre sua empresa.
Aviso
Use o verificador ortográfico. Muitos programas de email podem ser configurados para corrigir automaticamente erros ortográficos e gramaticais.
