De acordo com o documento da Agência de Proteção Ambiental dos EUA (EPA) "Orientação para a preparação de procedimentos operacionais padrão (SOPs)", "O desenvolvimento e uso de SOPs são parte integrante de um sistema de qualidade bem sucedido, pois fornece indivíduos com informações para realizar um trabalho adequadamente e facilita a consistência na qualidade e integridade de um produto ou resultado final. " Assim, a preparação adequada dos POPs é fundamental para estabelecer as bases para a obtenção de processos consistentes. Seguindo algumas etapas gerais, você pode preparar POPs para uso em sua organização.
Identifique quais procedimentos ou processos em sua organização exigem documentação para que sejam executados de maneira consistente e quais pessoas são as mais qualificadas para criar o SOP associado. Uma abordagem de equipe pode ser usada tanto para identificar a necessidade do SOP quanto para escrever o SOP.
Determine um sistema de numeração para garantir o controle adequado dos seus POPs. O sistema de numeração deve ser flexível o suficiente para permitir qualquer número de SOPs e qualquer número de revisões para SOPs individuais. Você ou uma pessoa de controle de documento atribuída deve manter a lista principal para que nenhum número duplicado seja usado.
Desenvolva um modelo de SOP que todos os SOPs organizacionais seguirão usando software de processamento de texto. Para procedimentos administrativos ou programáticos, o modelo deve conter, no mínimo, uma página de título, procedimentos (incluindo propósito, escopo, resumo, definições, qualificações de pessoal, o procedimento em si, listas de verificação e gerenciamento de registros), controle de qualidade e referências. Para procedimentos técnicos ou laboratoriais, o modelo deve conter, no mínimo, todas as seções para SOPs administrativos listadas acima, além de informações de segurança, cuidados, interferências, equipamentos e suprimentos na seção de procedimentos.
Escreva um Procedimento Operacional Padrão sobre como escrever Procedimentos Operacionais Padrão para sua organização, conhecido como "SOP on SOPs". Use o modelo desenvolvido e defina suas expectativas sobre como todos os POPs devem ser preparados, por exemplo, quem identifica a necessidade, quem atribui o número, que formato usar e as expectativas sobre o que deve ser incluído em cada seção.
Prepare o restante de seus SOPs com base no método estabelecido no SOP sobre SOPs, fazendo pequenas revisões para melhorar o processo de preparação em termos de tempo e qualidade dos documentos resultantes.
Dicas
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Veja quantos exemplos de SOP você puder antes de preparar o seu.
Aviso
Certifique-se de que seu modelo SOP seja final antes de emiti-lo. Qualquer alteração significa que você deve revisar cada SOP escrito usando esse modelo.
