Escrever uma carta comercial interna envolve entender seu público e se concentrar em um objetivo específico. Não importa o assunto, considerações de audiência e tom são cruciais para evitar conflito, confusão e desinformação. Para garantir o sucesso, siga uma estrutura, inclua todos os detalhes necessários e faça uma revisão completa. Muitas vezes, pode ajudar a dar-se tempo entre a redação da carta e a revisão final para manter a objetividade e produzir a redação mais eficaz. Portanto, planejamento cuidadoso e gerenciamento de tempo são aspectos importantes do processo de escrita.
Crie uma saudação adequada
Crie uma saudação adequada para abrir a carta com um tom apropriado. Use "Querido", "Saudações" ou "Bom dia / tarde" para abrir a carta e demonstrar respeito e empatia pelo leitor. Por exemplo: "Caros colegas".
Crie uma introdução. Na introdução, inclua informações sobre o tópico da carta para que o leitor entenda o que esperar. Sua introdução pode ser assim:
Muitos de vocês se perguntaram quando a construção será concluída em nossa nova garagem. Tenho o prazer de informar que a construção está prevista para ser concluída até a primeira semana de abril.
Escreva um parágrafo do corpo eficaz e organize-o visualmente para manter o leitor envolvido.
O parágrafo do corpo contém mais informações, portanto, a organização é especialmente importante. Use marcadores, texto em negrito ou outras técnicas para destacar informações cruciais.
Feche a carta com um final de boa vontade. Isso envolve estabelecer um tom adequado com o leitor, agradecendo-o pelo seu tempo. Envolve também a inclusão de informações necessárias, caso o leitor tenha outras dúvidas. Por exemplo:
Obrigado pelo seu tempo e paciência. Se você tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato com a gerência no endereço de e-mail listado abaixo.
Imprima a carta e revise-a para erros. Encontre erros de ortografia, erros de pontuação ou erros gramaticais. Use o dicionário e o dicionário de sinônimos para revisar palavras estranhas ou voz passiva e evitar repetição.
Dicas
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Ao escrever internamente, lembre-se de que seu documento pode ser visto e lido por qualquer pessoa da empresa. Portanto, mantenha a informação equilibrada, objetiva, acessível e neutra em termos de gênero.
Aviso
Mesmo que conheça bem seus parceiros de negócios ou colegas, evite um tom informal ou coloquial na redação. Produzir um documento com longevidade é importante na comunicação escrita, e palavras e frases casuais são facilmente mal interpretadas.
