Os sistemas de arquivamento de registros médicos permitem que os provedores armazenem as informações com segurança e as recuperem com eficiência. Os sistemas de arquivamento também protegem os dados identificáveis pelo paciente. O tipo de sistema de informações de saúde que um provedor usa frequentemente depende do tipo de instalação, seu tamanho, o número de pacientes que ele trata e o volume de registros que ele mantém. Instalações menores que oferecem atendimento especializado para menos pacientes podem escolher registros em papel, enquanto organizações maiores com vários departamentos e locais podem usar registros eletrônicos. Alguns prestadores de cuidados usam um híbrido de sistemas de arquivamento de registros médicos e eletrônicos em papel.
Registros médicos: bom para o paciente e o provedor
Os registros médicos dão suporte aos cuidados de qualidade para os pacientes e ajudam a garantir que aqueles que prestam os cuidados sejam pagos corretamente. Ao documentar sintomas, diagnósticos e tratamentos, os provedores podem usar históricos médicos para ajudar os pacientes a se manterem saudáveis e se recuperarem de doenças mais rapidamente. Eles também podem ser pagos mais rapidamente porque as companhias de seguros geralmente exigem provas de qualidade.
Os padrões de HIPAA (Health Insurance Portability e Accountability) ajudam a proteger sua privacidade, fornecendo orientações sobre o que, quando e como as informações sobre seus cuidados podem ser compartilhadas. Todos os prestadores de serviços médicos são obrigados a aderir a esses padrões, independentemente do tipo de sistema de arquivamento que utilizem. Para compartilhar certas informações, eles devem obter seu consentimento por escrito e um formulário de liberação assinado. Por exemplo, o seu vizinho do lado não pode ligar para o seu médico e descobrir se você é um paciente, e muito menos porque você viu o médico. Até mesmo seu cônjuge precisa de um formulário de autorização assinado para poder conversar com seu médico. As companhias de seguros têm acesso a informações limitadas, como códigos de faturamento de seguro, mas não estão a par de quaisquer outros detalhes sobre seus cuidados.
Sistemas de papel: organizados em ordem alfabética ou numérica
Os sistemas de arquivamento para registros médicos em papel ocupam muito espaço. Prateleiras, armários e gavetas com pastas codificadas por cores são comuns.
Esses tipos de sistemas variam com base na quantidade de polegadas de arquivamento linear disponíveis para armazenar registros e como os registros são organizados. Registros são comumente organizados em ordem alfabética ou numérica.
Sistemas de arquivamento numérico incluem o seguinte.
- Em linha reta ou consecutiva, arquivamento: Os registros médicos são arquivados em ordem cronológica pelo número do paciente (ou seja, a data em um registro de data-mês-ano).
- Arquivamento do dígito terminal: Também conhecido como o sistema de arquivamento numérico reverso, isso é o oposto do numérico linear em que os registros são classificados pelo último dígito (ou seja, o ano em um registro de data-mês-ano).
Pastas de papel são geralmente armazenadas atrás de portas trancadas e em gavetas trancadas. Os funcionários do escritório rastreiam solicitações de registros e a localização de registros, como por meio de um sistema de check-out que exige que alguém assine um registro. Somente os supervisores podem acessar registros após o horário, conforme necessário.
Sistema de arquivamento eletrônico: mais fácil de compartilhar
Um prontuário eletrônico é uma versão digital do gráfico em papel que contém a história do paciente em uma única prática. Um provedor usa um EMR para identificar pacientes para visitas preventivas e exames, monitorar a saúde dos pacientes, rastrear dados e melhorar a qualidade do atendimento.
Com um EMR, um usuário pode acessar apenas as informações específicas necessárias do registro. Por exemplo, se um usuário não precisar ver um histórico completo do paciente, o sistema permitirá o acesso somente às informações necessárias para realizar o trabalho. Os sistemas de EMR usam medidas de segurança para impedir que usuários não autorizados acessem informações de saúde protegidas, como históricos médicos. Isso ajuda a garantir que os padrões HIPAA sejam atendidos e, ao mesmo tempo, permite a facilidade de acesso às partes aprovadas.
Registros eletrônicos de saúde robustos também incluem dados administrativos e de faturamento. Os EMRs podem ser compartilhados entre práticas para melhorar a qualidade do atendimento, mas o compartilhamento de registros entre provedores e instalações ainda deve ser feito de acordo com os regulamentos da HIPAA. Os principais fornecedores de software, como Cerner, Epic, McKesson e Meditech, fornecem sistemas de arquivamento que permitem que os usuários acessem informações para pacientes individuais pesquisando-os pelo nome. Os sistemas eletrônicos de arquivamento também permitem que os usuários visualizem informações para grupos de pacientes, como pesquisar dados demográficos ou históricos médicos compartilhados, para que possam melhorar a saúde das comunidades - por exemplo, identificando quem deve receber imunizações.
Sistemas híbridos: combinando registros eletrônicos e impressos
Algumas práticas médicas usam registros eletrônicos e registros em papel. Eles podem imprimir informações digitais, digitalizar registros em papel e acessar informações de qualquer tipo de sistema, para que seus sistemas eletrônicos e de papel sejam compatíveis.
Por exemplo, algumas práticas que usam EMRs atualizam seus arquivos examinando informações em papel. Ou eles vão imprimir informações do registro eletrônico para que um provedor de cuidados possa tê-lo no papel ao tratar um paciente.
As políticas e os procedimentos de uma instalação devem determinar quais partes do registro serão baseadas em papel e quais partes são armazenadas eletronicamente. Todos os novos registros são arquivados no formato apropriado. Se uma parte do registro for baseada em papel, ele deve referenciar a localização da parte eletrônica.
