Se você tem uma pequena empresa ou uma grande corporação, é importante armazenar e gerenciar adequadamente os documentos criados no decorrer dos negócios. Estes podem incluir desde arquivos digitais e declarações fiscais até contratos e relatórios de projetos. É aí que entra o gerenciamento de documentos e registros. Seus principais objetivos são processar as informações registradas, melhorar os processos gerais de trabalho e fornecer uma recuperação mais rápida dos dados. Existem vários tipos de sistemas de gerenciamento de registros, e cada um deles possui características distintas.
O que é um sistema de gerenciamento de registros?
Recibos ou faturas de negócios perdidos, documentos arquivados incorretamente e arquivos corrompidos são reclamações comuns entre os proprietários de empresas. Entre 2005 e 2018, mais de 22 milhões de registros foram expostos nos EUA como resultado de violações de dados. Além disso, os funcionários gastam metade do seu tempo pesquisando informações relacionadas à atividade da empresa. Mais de 26% dizem que o gerenciamento de dados em suas organizações é um pouco caótico.
Empresas grandes e pequenas são obrigadas a manter seus registros por um certo período. Os extratos bancários e de cartão de crédito, por exemplo, devem ser armazenados em um local seguro por pelo menos sete anos. O mesmo vale para documentos de preparação de declaração de imposto. Os extratos de conta de investimento, cheques cancelados e recibos de pagamento devem ser mantidos por pelo menos um ano.
E se esses documentos forem perdidos ou danificados? Imagine ligar o computador para perceber que foi hackeado. Se seu prédio de escritórios pegar fogo, todos os seus arquivos podem se perder para sempre. Claro, você sempre pode manter cópias em um local diferente, mas isso envolveria mais espaço e custos mais altos.
Um sistema de gerenciamento de registros, também conhecido como sistema RMS, pode tornar tudo muito mais fácil. Esse tipo de software permite que você armazene, localize e use registros oficiais como evidência de transações, pagamentos e outras operações comerciais. Os mais recentes programas de gerenciamento de documentos e registros possuem recursos avançados, como ferramentas de pesquisa, recursos de digitalização, ferramentas de retenção e classificação, funções de controle de conformidade e muito mais.
O gerenciamento de registros não apenas garante que seus arquivos estarão prontamente disponíveis sempre que você precisar deles, mas também pode melhorar o fluxo de trabalho e a produtividade dentro de sua organização. Os funcionários poderão recuperar rapidamente dados, processar informações, identificar o proprietário de cada série de registros e eliminar dados redundantes.
Software de gerenciamento de registros baseados em nuvem
Com um sistema de gerenciamento de registros baseado em nuvem, você tem todos os seus documentos em um só lugar. Essa solução de armazenamento digital funciona como um depósito para os arquivos em sua organização, permitindo que você os acesse a qualquer hora, em qualquer lugar. É particularmente útil para empresas com equipes remotas e com escritórios em vários locais.
Esse tipo de software do RMS mantém seus arquivos protegidos e elimina a necessidade de programas adicionais para executar backups de rotina. Além disso, permite que os usuários atribuam arquivos específicos a outros membros da equipe e enviem notificações em tempo real, em vez de enviar e-mails para frente e para trás. Como os dados são armazenados nos servidores do host, eles são menos vulneráveis a ataques cibernéticos.
Software de gerenciamento de registros corporativos
Grandes organizações normalmente optam pelo software de gerenciamento de registros corporativos. Esses programas têm recursos avançados e podem armazenar, organizar e processar grandes quantidades de dados. Com um sistema corporativo RMS, é mais fácil gerenciar registros físicos e digitais, rastrear o status e a localização de cada arquivo e transferir seus dados de sistemas legados para o software mais recente.
Para obter melhores resultados, escolha um programa com controles de acesso de usuário seguros, mecanismos de indexação de dados em tempo real e gerenciamento de descarte. Um sistema RMS corporativo confiável permite que você coloque registros em espera, realize pesquisas de texto completo e importe registros físicos e digitais em qualquer formato de qualquer origem. Esses recursos podem otimizar suas operações comerciais e levar a uma melhor tomada de decisões.
Esses tipos de software de gerenciamento de registros podem ser subdivididos em várias outras categorias. Sistemas de gerenciamento de conteúdo, sistemas de gerenciamento de documentos e sistemas de imagens digitais são apenas alguns para mencionar. Qual deles escolher depende das necessidades e do orçamento da sua empresa.
