Um sistema de arquivamento bem mantido permite que informações vitais sejam acessadas rapidamente e economiza dinheiro da empresa economizando tempo. Empresas, escolas, agências governamentais e até pessoas comuns usam sistemas de arquivamento para manter seus negócios organizados. Escolha entre quatro tipos diferentes de sistemas de arquivamento para o seu escritório. Cada um oferece suas próprias vantagens e desvantagens.
Sistema de Arquivamento Alfabético
No sistema de arquivamento alfabético, organize os registros de acordo com o nome - o nome da pessoa, empresa ou assunto - de acordo com as letras do alfabeto. Use este sistema de arquivamento por dois métodos diferentes. O sistema de arquivamento alfabético tópico, também conhecido como sistema de dicionário, arquiva registros individuais em ordem alfabética. Esses sistemas de arquivamento funcionam bem ao armazenar um pequeno número de registros, menos de 5.000 arquivos, de acordo com a Ancom, uma empresa de sistemas de arquivamento.
Este sistema prova ser problemático quando você tem muitos clientes ou clientes compartilhando o mesmo nome. Use um sistema geográfico - também chamado de enciclopédia ou sistema confidencial - para organizar volumes maiores de registros. Neste sistema, agrupe os sujeitos em categorias amplas com base na localização, como cidade, condado ou estado. As categorias e os arquivos dentro de cada categoria são organizados em ordem alfabética.
Sistema de Arquivamento Numérico
Ao usar um sistema de arquivamento numérico, atribua números a cada arquivo e organize os números em ordem seqüencial. Os arquivos para pessoas com o mesmo nome não terão cabeçalhos duplicados, como no sistema alfabético. Esse sistema também oferece melhor confidencialidade de arquivos, pois nenhum nome é exibido nos arquivos e funciona bem ao manipular um grande volume de arquivos. Em vez de atribuir um número aos arquivos, use o sistema cronológico que coloca os arquivos em ordem, de acordo com a data.
Sistema de Arquivamento de Dígitos Terminais
Ao usar o preenchimento de dígitos terminais, atribua números de arquivos em ordem seqüencial, mas arquive-os de acordo com os dois últimos dígitos. Ancom dá os exemplos de encontrar um arquivo numerado 17234. Primeiro você vai para a seção 34 do sistema de arquivamento, em seguida, procure a área 72 dessa seção e, finalmente, procure o arquivo 1. Este sistema funciona bem ao manter mais de 10.000 arquivos.
Sistema de arquivamento alfanumérico
Use letras e números para organizar arquivos no sistema de arquivamento alfanumérico. Por exemplo, use duas letras para indicar o estado em que o cliente mora, seguido por um número para indicar seu número de conta. Isso permite uma pré-seleção mais fácil quando é necessário retirar uma grande quantidade de arquivos do mesmo local.
