O gerenciamento open-book pode ser uma maneira de educar os funcionários sobre o quadro geral das finanças de uma empresa, mas também acarreta vários riscos. Uma consideração cuidadosa deve ser colocada em quem vê as informações financeiras, como elas são usadas e o que deve permanecer apenas para os olhos da administração.
Explicando os números
É difícil decifrar as planilhas de contabilidade, os orçamentos de itens de linha e as auditorias internas e externas e as declarações de impostos de uma empresa. Operar em um sistema aberto de gerenciamento de livros que dá aos funcionários acesso a esse tipo de informação pode ter consequências indesejadas. Os funcionários podem entender mal o que certos números significam ou interpretar mal as declarações de ganhos, levando a confusão ou preocupação. Para ser eficaz, o gerenciamento de livros abertos exige não apenas a abertura dos livros, mas a explicação do que os números significam de uma maneira que os funcionários possam entender.
Over-Sharing Financials
O gerenciamento de livros abertos não é necessariamente gratuito para todos, onde todos na empresa são bem-vindos para examinar documentos financeiros a qualquer momento. As empresas normalmente oferecem diferentes graus de divulgação, o que pode ser complicado para a administração decidir e supervisionar. Pode haver conflitos em relação aos quais os funcionários têm privilégios e quais não têm.
Apropriação indébita de informações
Um sistema aberto de gerenciamento de livros pode colocar uma empresa em desvantagem competitiva, especialmente se um funcionário compartilhar dados financeiros importantes com concorrentes ou usar informações como alavancagem para seus próprios fins. Obter contratos de confidencialidade assinados pelos funcionários pode consumir muito tempo, e até mesmo uma falha inadvertida na situação errada pode ter efeitos devastadores na capacidade de uma empresa competir. Isso também pode abrir uma empresa para possíveis problemas com clientes e fornecedores, que podem não querer que seus detalhes financeiros sejam expostos.
Gerenciando Moral
Embora a abertura dos livros aos funcionários possa criar um interesse no bem-estar da empresa, os números financeiros ruins têm o potencial de impactar negativamente a moral. Funcionários que veem que a empresa está lutando podem temer por seus empregos e procurar mudar para outro lugar, se parecer que a empresa está com problemas. Alternativamente, uma linha de fundo saudável solicita pedidos de aumento, aumento da participação nos lucros ou outra distribuição da riqueza que pode não se encaixar nas estratégias e objetivos de longo prazo da empresa.
Contenda interna
Questões relacionadas a ganhos, salários e estruturas de bônus podem ser expostas na administração de livros abertos, levando a disputas internas entre os funcionários. Por exemplo, se você tomar a decisão de renunciar aos bônus dos funcionários após um ano lucrativo, espere ser convocado para a decisão por funcionários que tenham acesso a relatórios. Da mesma forma, se os seus principais executivos tiverem contas pesadas de despesas discricionárias, enquanto sua equipe administrativa for impedida de solicitar novos computadores, isso pode levar à dissidência.
