Para muitas empresas, enviar e receber faxes é uma ocorrência diária. O envio de fax é tão comum que é fácil entrar em uma comunicação casual. Seguir alguns passos simples ajudará a manter seus faxes com aparência profissional. Praticar a etiqueta de fax adequada garantirá que sua empresa mantenha a reputação profissional que você trabalhou tão arduamente para construir.
Envio de faxes
Lembre-se sempre de que o envio de documentos por fax é um processo de negócios. Como tal, tenha em mente estas diretrizes básicas:
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Sempre inclua uma capa, livre de qualquer informação ou obra de arte desnecessária. Inclua na folha de rosto o seu nome e informações de contato, o número de páginas (incluindo a folha de rosto do fax), o destinatário pretendido e quaisquer outras informações pertinentes. Lembre-se, o destinatário do fax pode não ser o único que vê o documento, portanto, mantenha o profissional da folha de rosto do fax.
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Depois de transmitir o fax, faça uma chamada de acompanhamento para o destinatário. Isso não requer uma discussão aprofundada sobre o que o fax continha. Você está simplesmente confirmando que o fax foi recebido. É apropriado, nesta conversa, deixar a pessoa saber que está livre para ligar para você com perguntas de acompanhamento para os materiais enviados por fax, de acordo com sua conveniência.
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Use discrição ao enviar informações confidenciais ou por fax. Se você estiver enviando informações de natureza pessoal, ligue com antecedência para informar ao indivíduo que está enviando o fax com antecedência. Uma maneira de evitar esse tipo de problema é usar um serviço de fax online. Esses serviços são enviados por fax diretamente para um computador pessoal.
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Tenha cuidado ao enviar materiais não solicitados. Todo mundo que trabalha em um escritório sabe como os anúncios de seguro de saúde de baixo custo e as viagens com desconto para o Havaí podem ser irritantes. Se você enviar faxes não solicitados para seus clientes, faça isso apenas nas raras ocasiões em que for necessário. Se você receber uma solicitação de um destinatário pedindo para não receber esses faxes, respeite seus desejos e remova-os de sua lista.
Recebendo faxes
Como no envio de faxes, existem regras de etiqueta em torno do recebimento de faxes também:
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Respeite a privacidade dos faxes confidenciais recebidos. Não compartilhe informações pessoais com seus colegas de trabalho que foram planejadas exclusivamente para sua visualização.
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Não deixe faxes sensíveis por aí onde outros possam vê-los. Trate faxes como você faria com qualquer outra documentação confidencial.
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Se você receber um fax por engano, informe o remetente fazendo uma ligação. Normalmente, é solicitado que você destrua qualquer fax recebido por engano.
