Os funcionários sem depósito direto recebem cheques ao vivo, que podem ser pagos no banco apropriado. Verificar a impressão é um passo crucial no processamento da folha de pagamento. É um dos últimos estágios, entre muitos estágios, do processamento da folha de pagamento.
Determine se você usará software de folha de pagamento para impressão de cheques. O software de contabilidade, como o Quickbooks, permite processar sua folha de pagamento e imprimir cheques pelo sistema. Você precisará comprar o software e baixá-lo para o seu computador. A impressão manual de cheques é feita na máquina de escrever e é um método cada vez mais raro de impressão de cheques, geralmente usado por empresas muito pequenas.
Saiba qual informação deve ser refletida no contracheque. Normalmente, o nome do funcionário, endereço, data do cheque, número do cheque, pagamento bruto, net pay, banco do empregador, assinatura do empregador e informações do stub de pagamento (por exemplo, deduções, valores acumulados no ano e informações fiscais) estão no contracheque.
Determine as informações da folha de pagamento, como salários e deduções voluntárias e involuntárias, para cada funcionário. Se você estiver usando um sistema de folha de pagamento manual, calcule todos os salários, impostos e deduções a serem retidos à mão para cada funcionário. Verifique novamente suas informações.
Digite as informações no sistema; em seguida, imprima relatórios de pré-processamento para verificar e equilibrar suas entradas. Se você encontrar alguma discrepância, corrija-as antes de imprimir as verificações para evitar o desperdício de papel e tinta.
Clique no botão de impressão de cheques para a folha de pagamento atual para imprimir cheques, uma vez que você determinou que tudo está correto. Se sua folha de pagamento for manual, use uma máquina de escrever com um recurso de apagar para imprimir as verificações.
Transmitir o arquivo de depósito direto e enviar arquivos fiscais para a empresa fiscal, se aplicável. Feche a folha de pagamento. Se você encontrar um erro de pagamento depois disso, você terá que emitir uma verificação manual se você quiser corrigir o problema imediatamente. Você pode anular o cheque errôneo durante o próximo período da folha de pagamento, ou até mesmo depois, desde que seja deduzido dos ganhos acumulados do empregado até o momento.
Dicas
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Tente usar uma impressora a laser para garantir a impressão de cheques sem problemas. Se você não tiver um software de folha de pagamento e preferir não usar o método de impressão de folha de pagamento manual, use um software on-line como o Microsoft Office Online para a impressão de cheques. Para simplesmente imprimir um contracheque on-line, use um serviço gratuito como o paycheckcity.com.
Aviso
Verifique se o software de folha de pagamento que você está usando imprimirá todos os dados de folha de pagamento necessários no cheque de pagamento antes de executar uma verificação completa. Não processe uma folha de pagamento completa com um novo sistema de folha de pagamento sem testá-lo primeiro. Faça uma folha de pagamento simulada em um funcionário e gere um cheque para ela. Imprima essa verificação para garantir que todas as informações necessárias sobre a folha de pagamento sejam refletidas.
