O conjunto completo de demonstrações financeiras da sua empresa inclui um balanço, uma declaração de renda e uma demonstração de fluxo de caixa. Combinados, eles respondem perguntas importantes sobre sua saúde financeira. Sua empresa está com muita dívida? Quão lucrativo é isso? Quanto dinheiro você tem em mãos? Os cinco elementos das principais demonstrações financeiras são ativos, passivos, patrimônio, receitas e despesas.
Os cinco elementos definidos
Os cinco grandes são os elementos essenciais da posição financeira da sua empresa. Juntos, eles mostram o quão bem sua empresa está fazendo.
Ativos são qualquer coisa que sua empresa possua e que gerará benefícios econômicos por meio de vários períodos contábeis, por exemplo; edifícios, equipamentos de fabricação, patentes, dinheiro, contas a receber e terrenos. Os ativos são diferentes, digamos, de eletricidade, o que gera benefícios econômicos, mas você usa imediatamente. Sua conta de energia é uma despesa, não um ativo. Suprimentos podem ir de qualquer maneira. Suprimentos são ativos até serem usados e uma despesa quando são usados.
Responsabilidades são tudo o que você é obrigado a pagar a uma pessoa, empresa ou governo. Contas a pagar, impostos a pagar e salários a pagar são todos passivos. Ao contrário das despesas, que são subtraídas do seu rendimento nas demonstrações financeiras, as responsabilidades são subtraídas do valor total dos seus ativos. O que resta é o patrimônio dos proprietários.
A contabilidade define a equidade de algumas maneiras diferentes. O patrimônio dos proprietários é o valor que os proprietários investem em uma empresa, mais os lucros retidos, que é o dinheiro que a empresa faz e não gasta ou distribui como dividendos. O patrimônio também é definido como parte da equação do balanço: subtraia o total do passivo do valor total dos ativos e você verá o valor do patrimônio líquido do proprietário. Se a empresa tem muitas dívidas ou seus ativos perdem valor, o patrimônio no balanço patrimonial pode ser menor do que o dos proprietários contribuídos.
Receita é a receita que a empresa gera durante o período coberto pela declaração. A receita operacional é proveniente da empresa que vende bens ou serviços. A receita não operacional é proveniente de outras fontes, como juros sobre empréstimos ou retorno de investimentos. Se a sua contabilização for feita em dinheiro, você informará a receita quando receber o pagamento. Se você usa a contabilidade com base em regime de competência, registra receita quando você a recebe. Se, digamos, você fizer um trabalho de US $ 1.000 para um cliente a crédito, registre os US $ 1.000 assim que o trabalho estiver concluído.
Uma despesa, o outro lado da receita, é o dinheiro que você gasta para ganhar dinheiro. Aluguel, utilidades e salários são todas as despesas. A depreciação, que é a perda de valor de um ativo à medida que envelhece, também é uma despesa. O custo das mercadorias vendidas é uma categoria de despesas que cobre as despesas envolvidas no fornecimento dos itens ou serviços que você vende, como mão de obra, materiais e horas faturáveis. Se você usa o regime de competência, você informa as despesas assim que você deve o dinheiro, e não quando você paga a conta; o cash-basis informa a despesa quando a conta é paga.
Elementos da posição financeira
Os cinco elementos das demonstrações financeiras interagem e afetam uns aos outros. Receitas e despesas, por exemplo, são os componentes da demonstração de resultados. Quando você está preparando uma declaração trimestral, o topo da declaração mostra sua receita líquida de vendas. Deste total, você subtrai as despesas, adiciona as receitas não operacionais e subtrai as despesas não operacionais. O resultado desse cálculo é o seu lucro líquido, que indica a rentabilidade da sua empresa nesse período. Sua receita superou suas despesas? Por quanto? A receita operacional foi mais significativa do que a receita não operacional? Essas perguntas são respondidas à medida que você analisa sua demonstração de resultados.
No entanto, a receita reportada na demonstração de resultados pode não ter sido cobrada ou as despesas podem não ter sido pagas. É aí que entra uma demonstração de fluxo de caixa. Ao contrário da demonstração de resultados baseada em accrual, uma demonstração de fluxo de caixa foca apenas as mãos que mudam de dinheiro. Por exemplo, os pagamentos de clientes afetam o fluxo de caixa e, inversamente, as contas a receber não afetam. Uma maneira de criar a demonstração do fluxo de caixa é tomar a demonstração de resultados e eliminar as receitas que você não tenha coletado e as despesas que você não pagou. Se você administra seu negócio usando contabilidade de caixa, não precisa de um demonstrativo de fluxo de caixa separado.
A receita também afeta o balanço. Suponha que você traga US $ 475.000 ao longo do trimestre, com despesas de US $ 250.000. O lucro líquido de US $ 225.000 é adicionado aos seus ativos e é lançado em contas a receber ou em dinheiro, dependendo de como foi pago. À medida que o valor dos ativos aumenta, o mesmo acontece com o patrimônio dos proprietários.
Por que os cinco elementos importam
As demonstrações financeiras são fundamentais para avaliar a saúde financeira de sua empresa. A demonstração de resultados mostra suas receitas e despesas para o mês, trimestre ou ano. Se você está correndo no vermelho ou os lucros são muito finos, isso pode ser um sinal de alerta de problemas financeiros pela frente. O fluxo de caixa mostra quanto dinheiro você tem em mãos. Mesmo se você for lucrativo, precisa de dinheiro em mãos para pagar a conta de água ou seus funcionários. O balanço patrimonial é um instantâneo de seus ativos, passivos e patrimônio líquido no final do período de relatório.
A forma como as declarações retratam os cinco elementos (ativos, passivos, patrimônio, receitas e despesas) fornece informações para qualquer pessoa dentro ou fora da empresa que esteja preocupada com sua saúde financeira. A informação pode levar a mais perguntas, como, se as receitas são menores neste trimestre do que no trimestre anterior, existe algum problema? Se o balanço mostra passivos significativos, é um sinal de que você assumiu muita dívida? Se a receita é alta, mas há pouca entrada de caixa, você precisa forçar os clientes a pagar mais rapidamente? Você está fazendo significativamente melhor ou pior do que a média em seu setor?
Por que as auditorias são importantes?
Há muitas maneiras pelas quais uma empresa pode falsificar os cinco elementos para fazer com que a empresa pareça financeiramente saudável nas demonstrações financeiras quando, na verdade, está em dificuldades:
- Faça as vendas que nunca aconteceram.
- Relatório de receita antes de você ganhou.
- Exagere o valor dos ativos.
- Reivindique ativos que não existem.
- Crie despesas falsas para encobrir o peculato. Por exemplo, um gerente registra uma compra de US $ 5.000 que nunca aconteceu. Em vez disso, o dinheiro foi direto para o seu próprio bolso.
Empresas bem-sucedidas implementam controles para evitar esse tipo de denúncias fraudulentas. Se cada compra grande exigir que duas pessoas assinem, por exemplo, é mais difícil para uma pessoa cometer fraude. Nem todas as empresas fazem isso, no entanto. Essa é uma razão pela qual as demonstrações financeiras são auditadas. Outra é que as práticas contábeis padrão se tornaram cada vez mais complexas, tornando mais fácil a ocorrência de erros ou fraudes. Ter declarações anuais auditadas é obrigatório se você for uma empresa de capital aberto.
As declarações auditadas são caras porque são completas. Primeiro, o auditor estuda sua empresa e analisa erros potenciais ou fraudes nos elementos da posição financeira. Em seguida, eles testam seus controles internos. Se parece que seria extremamente difícil para alguém compensar despesas ou criar receita fictícia, o auditor não precisa ser tão exaustivo. Se seus controles são desleixados, porém, a auditoria fica mais difícil.
- Os ativos que você reporta no balanço patrimonial existem?
- O saldo em contas a receber é preciso?
- Seus extratos bancários confirmam os ativos em dinheiro que você diz ter?
- Seus credores confirmam que as responsabilidades no balanço são precisas?
- As despesas declaradas na demonstração de resultados estão corretas?
Depois que o auditor analisar os cinco elementos e a maneira como você os reportou, você receberá a opinião do auditor:
- Uma opinião desqualificada parece ruim, mas na verdade é uma boa notícia. O auditor diz que suas declarações estão bem, sem reservas.
- Uma opinião qualificada diz que suas demonstrações financeiras são boas, mas algumas informações não puderam ser verificadas.
- Uma opinião adversa diz que há sérios problemas que precisam ser consertados.
- A declaração de responsabilidade do auditor diz que não é possível formar uma opinião. Isso pode ter ocorrido porque faltavam muitos documentos para confirmar se os elementos são precisos ou se sua equipe de gerenciamento se recusou a cooperar.
