Relatórios de gerenciamento de projetos fornecem uma atualização de progresso em um projeto específico. Eles geralmente são escritos nos marcos do projeto, mas podem ser solicitados pelo cliente ou por um supervisor a qualquer momento. Os relatórios de gerenciamento de projetos são importantes porque permitem que o gerente de projeto avalie o progresso comparando-o com o plano original. Isso permite que o gerente comunique e explique quaisquer alterações, atrasos, problemas e pontos positivos para todas as partes interessadas. Os relatórios de gerenciamento de projetos não precisam ser longos, mas devem abordar todos os aspectos do projeto.
Forneça as informações de identificação dos projetos: o nome do projeto, o número do projeto (se houver), o nome do cliente, as pessoas de contato se o cliente for uma empresa ou organização, a data de início do projeto eo endereço no qual o projeto está sendo executado, se aplicável. Além disso, informe o nome do gerente do projeto (PM), o nome da pessoa que está escrevendo o relatório, se o autor for alguém diferente do PM, e a data em que o relatório está sendo escrito.
Liste os nomes de todas as partes para quem o relatório de gerenciamento do projeto será distribuído. Inclua todos os contratados, funcionários, supervisores ou contatos de clientes que receberão uma cópia do relatório. Inclua "Arquivo" na parte inferior da lista para indicar que uma cópia do relatório foi colocada no arquivo de projeto.
Avalie o escopo atual do projeto em comparação com o escopo do projeto original. Anote todas as alterações feitas e inclua o nome da parte que solicitou a alteração e o nome da parte que aprovou a alteração.
Avalie o cronograma atual do projeto em relação ao cronograma planejado. Explique quaisquer atrasos ou ganhos e diga como eles afetarão o cronograma geral. Declare se os atrasos estão atualmente resolvidos ou não resolvidos. Para atrasos não resolvidos, explique o plano para superar o problema e informe quando você espera que o problema seja resolvido. Se a data de conclusão foi alterada, forneça uma nova data de conclusão.
Compare o orçamento atual com o orçamento original. Considere tanto o custo (o valor que o fornecedor paga em mão de obra e materiais para concluir o projeto) quanto o preço (o que o cliente pagará após a conclusão do projeto). Lembre-se de incluir alterações no custo ou preço causadas por alterações de escopo. Anexe um orçamento de projeto atualizado, se aplicável.
Compare o ambiente de risco atual com o formulário de avaliação de risco original. Indique quais os riscos eliminados e quais ainda estão presentes. Liste qualquer novo risco que tenha surgido junto com seu potencial orçamento e implicações na linha do tempo. Oferecer um plano para evitar ou responder a novos riscos.
Assine o documento. Se o documento tiver mais de uma página, inicialize cada página. Alguns procedimentos da empresa também exigem que o supervisor e / ou o cliente assinem todos os relatórios de gerenciamento do projeto.
Dicas
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Não esqueça de incluir as boas novas! Inclua todas as economias de custo e tempo no relatório.
Documente quaisquer erros de fornecedor que afetem o cronograma ou o orçamento. Você pode voltar a cobrar dos fornecedores por perda de tempo ou dinheiro.
