Mover um escritório inteiro requer muitas pessoas, prazos apertados e requisitos muito específicos. Usar ferramentas de gerenciamento de projetos, como o termo de abertura do projeto, pode equilibrar as expectativas das partes interessadas do projeto e as habilidades da equipe do projeto: definindo seu escopo antecipadamente, você pode manter a integridade do projeto e definir metas razoáveis e alcançáveis. Embora a maioria dos modelos charter sejam projetados para projetos de construção ou de software, bastam alguns ajustes para que eles funcionem para a sua realocação.
Explique seu caso de negócios. Inclua as razões para a mudança, por exemplo: restrições regulatórias, financeiras ou de expansão. Nomeie o patrocinador do projeto e o gerente do projeto. Além disso, introduza o documento e sua estrutura.
Definir o escopo do projeto. Esta é a seção mais importante da sua carta: seja muito específica. Indique se sua equipe é responsável por atribuir novos espaços de escritório para pessoas, reconectar a rede de comunicação, estabelecer planos de gerenciamento de instalações ou apenas mover móveis.
Listar as partes interessadas, os membros da equipe e as responsabilidades. As partes interessadas se importam se o projeto é ou não um sucesso, mas podem ou não estar realizando tarefas do projeto. Inclua membros da equipe interna e externa, como qualquer empresa de mudanças ou de serviços públicos, que serão necessários para finalizar a mudança. Estabeleça quais equipes são responsáveis por cada componente listado na seção de escopo.
Crie um cronograma de alto nível para as entregas do seu projeto. O cronograma do seu projeto definirá datas específicas, mas use esse espaço para dar às partes interessadas uma ideia geral do que esperar. Eles assinarão suas estimativas, então seja o mais realista possível.
Resuma os riscos e dependências do projeto. Um grande projeto terá um documento de gerenciamento de riscos separado, mas você deve destacar quaisquer fatores conhecidos que possam atrasar ou inviabilizar a mudança. Esses problemas podem incluir inspeções fracassadas, danos a ativos em trânsito ou técnicos de rede atrasados, por exemplo.
Assine seu projeto. Sua carta deve ser concluída com uma lista de documentos adicionais que serão criados como parte do planejamento do seu projeto. Deixe espaço para todas as partes interessadas definidas na Etapa 3 assinarem formalmente seu projeto.
Dicas
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Reutilize a seção "teste" tradicional em um plano de projeto de software para fazer um teste de garantia de qualidade no novo espaço, por exemplo: o sistema de segurança funciona, todas as extensões de telefone estão sendo roteadas corretamente, entre outros fatores. Mantenha os membros da equipe externa em mente ao criar dependências do projeto. Por exemplo, as mesas não podem ser movidas até que o novo carpete seja instalado.
