Um bom gerenciamento de projetos significa documentar o que você fará e o que foi feito.Tanto a carta do projeto quanto o escopo do projeto são criados no início da fase de iniciação de um projeto, e cada um deles ajuda a orientar o projeto na direção certa. Embora ambos os documentos sejam cruciais para a realização de um projeto, eles têm objetivos, audiências e conteúdo muito diferentes.
Autorização
A carta tem um objetivo principal: autorizar um gerente de projeto a usar recursos definidos para concluir um projeto. Secundariamente, a carta deve designar um patrocinador do projeto. Essas duas pessoas irão gerenciar e apoiar o projeto em várias equipes e em várias fases. A carta deve ser um documento conciso que comece com uma breve introdução ao projeto que inclua metas, finalidade e data de término desejada; incluir uma tabela listando o gerente de projeto, o patrocinador e quaisquer outras partes interessadas do executivo; e feche com assinaturas com os participantes nomeados. A carta raramente deve ter mais de duas páginas.
Aprovação
Como a carta é assinada por pelo menos um membro sênior da equipe, o patrocinador, ela garante a validade documentada do projeto. A carta é frequentemente entregue a executivos ou outros membros da equipe de alto escalão e informa que o projeto foi aprovado. Como muitos projetos são gerenciados em departamentos, essa aprovação também serve para que outras equipes notem que sua cooperação será necessária. Freqüentemente, a carta é apresentada junto com um caso comercial e esses dois documentos registram o motivo do projeto.
Objetivos
O escopo do projeto define os parâmetros do projeto. Inicialmente, um documento de escopo preliminar é preparado (juntamente com a carta e outros documentos de iniciação) para mapear as metas. Este documento é normalmente apresentado aos líderes da equipe que contribuirão com membros da equipe do projeto, embora não inclua como as tarefas serão concluídas. Por exemplo, em um projeto de construção, o escopo preliminar descreveria a estrutura a ser construída, incluindo o número de quartos, a metragem quadrada e o número de entradas.
Prestação de contas
O documento de escopo ajudará as partes interessadas a determinar se um projeto está completo. Como o documento de escopo define o que o projeto fornecerá, ele é útil em todo o projeto para determinar se o projeto está na programação para concluir com êxito. Se o seu projeto é implementar um pacote de software que inclui três aplicativos e você completou dois, você não entregou o escopo prometido. Os documentos de escopo geralmente mudam durante um projeto por esse motivo. Ao contrário de uma carta, os documentos de escopo são considerados documentos "vivos" e, à medida que novas informações são descobertas, as metas podem ser modificadas.
