Os controles de gerenciamento incluem uma variedade de ferramentas usadas por gerentes e funcionários para garantir que o trabalho possa prosseguir conforme necessário. Embora os controles de gerenciamento sejam uma parte útil e muitas vezes essencial para se fazer negócios, é importante garantir que esses controles não interfiram na capacidade dos trabalhadores de realizar o trabalho.
Padrões de Controle de Gestão
Os controles administrativos devem sempre obedecer a todas as leis estaduais, locais e federais aplicáveis. Eles também devem fornecer uma quantidade razoável de garantia de que os ativos estão protegidos contra desperdício, fraude e abuso. Os controles gerenciais não devem ser implementados sem previsão e planejamento adequados, mas devem ter metas específicas que possam ser realisticamente atendidas. Por fim, os padrões de controles gerenciais devem exigir o incentivo tanto dos gerentes quanto dos funcionários para que atuem de maneira ética, mantendo um certo nível de competência para todos os trabalhadores.
Controles Preventivos
O objetivo dos controles preventivos é tentar impedir que os trabalhadores de todos os níveis cometam erros ou fraudulem a organização. Os controles preventivos podem incluir itens como exigir que os funcionários insiram uma senha para entrar em um computador ou uma chave de acesso para obter acesso a uma área específica do local de trabalho. Esses controles são essenciais em diversas situações de trabalho. No entanto, eles podem afetar a produtividade se não forem implementados corretamente. Por exemplo, se um funcionário da folha de pagamento precisar imprimir contracheques, mas o supervisor com acesso à sala trancada em que o estoque de cheques for mantido não estiver disponível, a produtividade poderá ser perdida.
Controles Detetives
Os controles de detetive são projetados para "detectar" erros e / ou atividades fraudulentas depois que eles já ocorreram. Relatórios de exceção são um exemplo de um controle de detetive. Estes são relatórios que listam itens como transações incompletas ou transações que equivalem a uma quantia maior ou menor do que a esperada no dia-a-dia dos negócios. Os controles de detetive são muito eficazes na descoberta de erros contábeis dispendiosos. No entanto, eles podem afetar a produtividade quando levados ao extremo. Por exemplo, quando um departamento inteiro é forçado a passar horas procurando por um erro de cinco centavos, não apenas a produtividade é perdida, mas o tempo gasto procurando esses poucos centavos custará à organização mais dinheiro do que se simplesmente fosse descartada a diferença.
Usando controles de gerenciamento para aumentar a produtividade
Embora os controles de gerenciamento possam ter um impacto negativo na produtividade quando implementados incorretamente, eles também podem ser usados para aumentar a produtividade. Quando há controles de gerenciamento para medir e analisar a produtividade do dia-a-dia, os gerentes podem usar os dados resultantes para investigar formas mais eficientes de fazer negócios. Esses controles também podem ajudar os gerentes a determinar formas mais eficazes de delegar autoridade dentro da organização.
Fatores humanos
Lembre-se sempre de que seus trabalhadores são humanos. Não subestime o efeito dos controles gerenciais sobre o engajamento e a produtividade dos funcionários. O aspecto humano dos controles administrativos deve ser considerado ao projetar e implementar esses controles. O comportamento humano deve ser considerado para garantir que os trabalhadores estejam devidamente motivados para concluir as tarefas desejadas. Por exemplo, os funcionários não devem se sentir como se controles tivessem sido colocados em prática porque os gerentes acreditam que os trabalhadores não são confiáveis. Nesse caso, os trabalhadores provavelmente serão desmotivados, o que diminuirá a produtividade.
