À medida que sua pequena empresa está em ascensão, você não apenas se encontrará nadando em igualdade de responsabilidade e satisfação; você também se encontrará em meio a muitos jargões. Entre a linguagem menos divertida é o tipo que se relaciona com as despesas de negócios - você sabe, termos como despesas de capital, ativos apreciáveis, depreciação, dívida garantida e financiamento da dívida.
Quando o jargão comercial de alguém diz "desembolso de caixa", o significado se resume a uma saída de caixa simples. Na maioria dos casos - se você quiser facilitar sua vida - você pode até mesmo chamar de pagamento, mas a definição exata fica um pouco mais específica do que isso.
O que exatamente é o desembolso de caixa?
Portanto, sabemos que o desembolso de caixa é uma saída de caixa ou o pagamento de dinheiro. Mas o que esse fluxo de saída pode cobrir?
Os desembolsos de caixa geralmente se destinam a despesas operacionais, bens e serviços necessários à empresa e às contas que você paga para realizar atividades comerciais normais, mas também podem pagar juros sobre empréstimos. Da mesma forma, eles podem assumir a forma de um pagamento de dividendos ou a distribuição de lucros aos acionistas. Esses são os traços mais amplos, mas no dia-a-dia de uma pequena empresa, alguns dos tipos mais comuns de desembolsos de caixa são despesas com pequenos gastos e até mesmo reembolsos para clientes feitos diretamente da caixa registradora.
Embora pareça um oxímoro dado o termo em si, os desembolsos de caixa não precisam assumir a forma de papel-moeda; um desembolso em dinheiro também pode ser pago em plástico, cheques ou transferências eletrônicas de fundos.
O Processo de Desembolso de Caixa
Normalmente, as empresas usam um sistema de contas a pagar (incluindo os vários tipos de software de contas a pagar, muitas vezes empregados por pequenas empresas) para distribuir os desembolsos de caixa. Da mesma forma, o sistema de folha de pagamento da sua empresa pode fazer desembolsos em dinheiro. Algumas empresas podem terceirizar o processo de desembolso de caixa para seu banco.
No extremo oposto do espectro, os desembolsos em dinheiro podem simplesmente ser pagos via dinheiro de uma mão para outra. O caixa pequeno geralmente é usado pelos funcionários para fazer pequenas compras relacionadas a negócios, como pequenos suprimentos de escritório, almoçar com um cliente ou fazer um passeio de Lyft até o local de trabalho. Estes são os tipos de compras menores que não exigem a emissão de cheques ou a transferência eletrônica de fundos.
Proteja-se com os procedimentos de controle
Embora os desembolsos em pequenos negócios sejam tão fáceis quanto colocar algum dinheiro na mão de um funcionário, eles exigem procedimentos de controle como desembolsar dinheiro via cheque ou transferência bancária. O termo "procedimentos de controle" pode soar um pouco intimidante, mas neste caso, significa apenas que você deve registrar os desembolsos de caixa de sua empresa concretamente, mantendo registros através de um diário de desembolso físico ou software de contabilidade digital (ou ambos). Isso lhe dá uma pista impressa e ajuda a garantir que os dados contábeis da sua empresa cheguem à temporada de impostos, tudo isso ajudando você a acompanhar seu orçamento durante o ano todo.
Para pequenas quantias, certifique-se de que os recebedores recebam um recibo de qualquer compra de negócios feita e mantenham o recibo arquivado junto com um comprovante de caixa pequeno detalhando o nome do gastador e uma descrição da compra. Em geral, se arquivado digitalmente ou de maneira analógica da velha escola, cada desembolso de caixa deve ser feito juntamente com um relatório incluindo informações como tipo de despesa, data, valor, beneficiário, forma de pagamento e um memorando descrevendo qualquer outra informação relevante. detalhes. Se você pagou um desembolso em dinheiro como pagamento de dividendos, registre-o em seu diário ou software como uma redução no patrimônio corporativo. Da mesma forma, as restituições em dinheiro feitas a partir da caixa registradora devem ser registradas como uma redução das vendas.
É melhor manter os registros de desembolso de caixa por sete anos para maximizar sua proteção no caso de uma auditoria fiscal. Claro, isso pode ocupar um pouco de espaço no escritório (ou espaço no disco rígido ou armazenamento em nuvem), mas vale mais do que o seu peso em paz.
