Toda empresa deve ter um método de registrar, organizar e analisar dados financeiros resultantes de transações comerciais diárias. Em muitos casos, empresas e corporações devem aderir aos Princípios Contábeis Geralmente Aceitos, que exigem um sistema específico de contabilidade e contabilidade. As pequenas empresas, no entanto, também precisam dos elementos básicos da contabilidade para se preparar para os impostos e acompanhar os ganhos. Os sistemas de contabilidade podem ser configurados manualmente - usando livros físicos - ou usando programas de software contábil para organizar e manter as informações.
Revistas
Em um sistema de contabilidade, os periódicos são o primeiro lugar que você pode procurar para encontrar informações completas sobre uma transação. O diário geral, usado por muitas empresas que empregam um sistema contábil de dupla entrada, registra os valores de débito e crédito de cada conta à medida que as transações ocorrem. Pode também listar uma breve descrição da transação. Algumas empresas podem ter periódicos especializados, cada um para registrar um tipo específico de transação. Por exemplo, você pode ter um boletim de desembolsos de caixa e de recebimentos de caixa, que registra cheques depositados e gravados e o dinheiro gasto e depositado.Outros periódicos incluem diários de folha de pagamento, contas a pagar e contas a receber.
Ledgers
As transações do grupo de contabilidade de contabilidade de acordo com a conta e o efeito que ela tem sobre o negócio. As categorias no livro de registro podem incluir ativos, passivos, despesas e receita. Cada categoria contém seções para cada um desses tipos de contas (por exemplo, contas de despesas). Periodicamente, as transações de periódicos de negócios são postadas ou registradas nos livros. Um sistema de contabilidade básico tem uma coleção de "contas-T", cada uma com duas colunas, uma para débitos e créditos. No entanto, sistemas contábeis de três ou quatro colunas podem ser usados para registrar outras informações, como um saldo em execução da conta.
Fichas de trabalho
As planilhas dão ao contador ou contador uma maneira de analisar dados e testar a precisão dos livros contábeis, periódicos e outros registros usados para preparar as demonstrações contábeis. Uma dessas planilhas, o balancete, lista os saldos de todas as contas no livro de registro, ajusta as entradas para as contas e fecha todas as contas temporárias. Quando "balanceado", os saldos de débito devem ser iguais aos créditos, caso contrário, o ledger contém um erro que deve ser corrigido. Outras planilhas incluem planilhas de análise e reconciliação. As planilhas de análise analisam o saldo de uma conta específica. As planilhas de reconciliação reconciliam as diferenças entre dois ou mais valores conhecidos, como a quantia de dinheiro que você registrou na conta contábil e o valor que o extrato bancário exibe.
Declarações financeiras
As demonstrações financeiras comunicam informações essenciais sobre a situação financeira de uma empresa para terceiros. A maioria dos sistemas de contabilidade usa quatro principais demonstrações financeiras. O balanço apresenta um instantâneo da posição financeira de uma empresa para uma data específica, listando detalhes de seus ativos, passivos e patrimônio líquido. O objetivo da demonstração de resultados é mostrar o lucro líquido do negócio por um período específico. Os demonstrativos de fluxo de caixa mostram os aumentos e reduções em dinheiro durante um período no que se refere às operações de negócios, investimentos e atividades de financiamento de um negócio. Por fim, a declaração do patrimônio do acionista ou do proprietário detalha as mudanças nos lucros acumulados da empresa, listando itens como lucro líquido do exercício e dividendos pagos aos acionistas.
