Os desembolsos em dinheiro são como uma organização, como uma empresa ou agência governamental, governa seu uso de fundos. Os desembolsos são feitos para diferentes áreas da empresa ou diferentes contas configuradas para benefícios a empregados e outros usos. As organizações desenvolvem controles internos, ou regras e regulamentos criados por si próprios, para desembolsar dinheiro dessa maneira. Tais controles internos são normalmente necessários para a organização operar, mas eles vêm com fraquezas inerentes que os líderes da organização devem observar.
Controles Inadequados
Os controles internos são criados e decididos pelos negócios, normalmente por um conselho de administração de uma corporação, mas por líderes de todos os tipos de organizações. Essas decisões nem sempre são apropriadas. Os controles podem ser muito frouxos em algumas áreas, causando preocupações de segurança e muito rigorosos em outros, levando a atrasos de financiamento demorados e inadequados. Essa é uma das razões pelas quais as organizações podem decidir auditar especificamente os controles internos, para obter uma opinião externa.
Controles e circunstâncias específicas ausentes
Se os controles internos não são regulados por uma autoridade externa, há também uma chance de que alguns controles necessários possam ser ignorados. Por exemplo, uma organização pode ter controles detalhados para desembolsos de caixa para projetos comerciais normais, mas pode estar perdendo quando se trata de desembolsos para um novo programa de concessão simplesmente porque as regras não foram criadas para essa circunstância. Esses pontos cegos podem levar a problemas futuros com controles inadequados.
Prestação de contas
Prestação de contas refere-se à segurança dos controles internos e sua capacidade de resistir a má conduta e uso indevido. Ao lidar com grandes desembolsos em dinheiro, o desvio de fundos e outros tipos de roubo ou fraude são possibilidades. Controles internos que possuem sistemas de rastreamento com falhas (como a ausência de log-ins no sistema) ou outros problemas têm funções de responsabilidade deficientes. Eles criam lacunas que podem fazer com que uma empresa perca dinheiro por meio de um comportamento inescrupuloso.
Problemas de adaptação contínua
Desembolsos em dinheiro raramente são feitos da mesma maneira durante toda a vida de uma organização. Sistemas e processos de aprovação mudam com a forma da organização e com o desenvolvimento de novas tecnologias. Medidas de segurança podem mudar os canais através dos quais o dinheiro se move. Novas regulamentações governamentais podem adicionar mais etapas. Mas os controles internos podem não mudar tão rapidamente, deixando uma organização atrasada ao tentar atender aos novos requisitos com estratégias desatualizadas.
