Controlar o dinheiro em seu negócio envolve contabilidade e segurança diligentes. No lado positivo, de acordo com as transações em dinheiro da Administração de Pequenas Empresas dos EUA, estão menos sujeitas a fraudes, taxas, períodos de espera e erros de pagamento. No lado negativo, o dinheiro não bem controlado pode atrair um maior escrutínio do IRS e a tentação criminal de funcionários e outros. A aplicação de vários métodos de controle de caixa interno pode ajudar a minimizar os riscos.
Vetting Employees
O controle de caixa começa com as pessoas. Os funcionários que lidam com dinheiro - ou equivalentes de caixa, incluindo cheques e boletos de cartão de crédito - devem ser cuidadosamente examinados. Cheques de antecedentes criminais, triagem de drogas e verificação de emprego anterior podem ser partes do processo de habilitação. De acordo com um relatório do Journal of Management and Marketing Research sobre o impacto do crime nos negócios, “As verificações de antecedentes também devem incluir um relatório de histórico de crédito, pois alguns funcionários podem se apropriar de desvios financeiros quando sofrem pressões financeiras de dependência de drogas, adultério, jogos de azar ou despesas médicas. parecem intransponíveis ”.
Documentando Transações
Manter os recibos das transações em dinheiro permite uma contabilidade precisa e satisfaz o IRS criando o que o Departamento de Comércio dos EUA chama de “trilha de auditoria indiscutível”. Os recibos numerados e em duas partes são ideais, pois permitem que você entregue uma cópia do recibo ao cliente. e mantenha a outra cópia para seus registros. A contagem regular de caixas registradoras pode ajudar a garantir a precisão. Imprimir calculadoras e livros de recebimento também podem ser úteis para documentar transações em dinheiro.
Deveres de Segregação
Parte do controle interno de caixa está colocando mais de uma pessoa encarregada da auditoria de transações em dinheiro. As regras da Yale University para segregar as tarefas exigem que nenhuma pessoa seja responsável exclusivamente por lidar com as transações iniciais em dinheiro, manter registros, reconciliar saldos, transportar ou depositar dinheiro e aprovar a escrituração contábil. De acordo com a Universidade de Yale, “quando essas funções não podem ser separadas, uma revisão de supervisão detalhada das atividades relacionadas é necessária como uma atividade de controle de compensação”.
Protegendo Dinheiro
Instalar câmeras de vídeo e usar cofres descartáveis para armazenar dinheiro são métodos de proteger o dinheiro em pontos onde as transações ocorrem. Atribuir um funcionário e um supervisor para gerenciar o cofre da sua empresa ou fazer depósitos bancários é um método que ajuda a proteger o dinheiro antes e durante o trânsito. Reconciliar os recebimentos de caixa com os registros de depósitos bancários diariamente e realizar avaliações mensais da contabilidade geral de sua empresa são maneiras de você manter os olhos atentos nos registros de caixa internos e impedir problemas com o IRS.
Dica de IRS
De acordo com o IRS, “Se, em um período de 12 meses, você receber mais de US $ 10.000 em dinheiro de um comprador como resultado de uma transação em sua negociação ou negócio, você deve reportá-lo ao Internal Revenue Service (IRS) e Rede de Execução de Crimes Financeiros (FinCEN) no Formulário 8300. ”As empresas têm 15 dias a partir da data de recebimento de uma única transação em dinheiro de US $ 10.000 ou mais para arquivar o Formulário 8300 junto ao IRS.
