Um objetivo importante de qualquer sistema de controle interno é salvaguardar os ativos. Como os processos da folha de pagamento afetam recursos humanos e financeiros, problemas ou pontos fracos nos controles internos da folha de pagamento podem ser caros. Reconhecer os riscos inerentes ao processo de folha de pagamento, compreender seus possíveis efeitos e saber como resolvê-los pode resultar em significativa perda de prevenção ao longo do tempo.
Riscos
Os riscos no processo de folha de pagamento incluem problemas de relatórios financeiros, como subavaliação de folha de pagamento e obrigações relacionadas a benefícios de empregados ou classificação incorreta de custos de mão de obra entre custo de mercadorias vendidas (COGS) e despesas de vendas, gerais e administrativas (SG & A). A eficiência operacional pode ser comprometida pelo pagamento de funcionários fantasmas ou desligados (geralmente o resultado de conluio) e pelo uso de taxas salariais e salariais incorretas. A conformidade regulatória é comprometida por violação das leis federais e estaduais sobre salários e horários ou violação dos regulamentos da Receita Federal (IRS) relacionados a funcionários versus contratados independentes.
Impacto
O potencial impacto financeiro, reputacional e legal dos problemas de folha de pagamento varia muito, dependendo de seu momento, tamanho e natureza. Entender o impacto que um evento pode ter é importante para saber como abordá-lo adequadamente. As empresas devem considerar o seguinte: Erros de relatórios financeiros podem aumentar as taxas de auditoria externa. Dados financeiros incorretos podem resultar em decisões de má gestão e podem afetar negativamente os investidores e outras partes interessadas, como os credores. Pagamentos a empregados fantasmas e taxas de pagamento incorretas podem impactar negativamente a liquidez e aumentar as cargas tributárias. Violações das leis de salários e horários ou regulamentações do IRS podem resultar em multas significativas, honorários legais, taxas mais altas de rotatividade de funcionários e perda de reputação.
Mitigação
Você pode reduzir a probabilidade ou o impacto de um problema de folha de pagamento se implementar controles de folha de pagamento fortes. No entanto, o benefício da implementação de controles de folha de pagamento não deve superar o custo. Contas regulares e oportunas da folha de pagamento e reconciliações de dados para o razão geral e para dados de processadores de terceiros, transmissões de arquivos e outros registros podem evitar ou detectar distorções financeiras. A revisão das classificações de mão de obra entre custos diretos e indiretos pode ajudar a identificar problemas de classificação. A segregação de tarefas entre a entrada de dados da folha de pagamento, autorização de processamento e pagamento e liberação de pessoal é ideal, mas pode ser difícil em pequenas empresas com recursos limitados. A revisão, aprovação e comunicação da administração de nível mais alto das taxas salariais, alterações de tarifas, promoções de pessoal, mudanças de emprego e rescisões podem ser apropriadas quando a segregação de funções não é rentável. Programas apropriados de gerenciamento e treinamento de supervisor para questões jurídicas e de RH podem ajudar a aumentar a conformidade regulatória.
Monitoramento
Qualquer sistema de controle interno pode se tornar ineficaz ao longo do tempo à medida que os processos de pessoal e de negócios mudam por meio do crescimento ou por meio de procedimentos inadequados de controle de gerenciamento. Realizar avaliações periódicas dos riscos potenciais e revisar o design e a eficácia dos controles de folha de pagamento para garantir que eles permaneçam relevantes e econômicos.
