O ciclo de desembolso de caixa constitui parte do processo de contabilidade de negócios. Alguns recursos de contabilidade empresarial consideram esse ciclo um processo em si, enquanto outros o classificam como uma parte de um processo contábil maior. Compreender o ciclo de desembolso de caixa implica examinar sua finalidade, as etapas do processo e os vários funcionários envolvidos nesse processo. O diretor financeiro (CFO) ajuda a definir os procedimentos de desembolso de caixa nas corporações.
Desembolso de Caixa
O ciclo de desembolso de caixa é o processo pelo qual uma empresa compra itens, de peças para um processo de fabricação a bens para venda comercial, com recursos de caixa. Esse processo depende muito das decisões e aprovação do departamento de contabilidade de uma empresa. Em um negócio grande ou burocrático, o ciclo de desembolso de caixa envolve um punhado de departamentos além da contabilidade, incluindo compras, recebimento e produção. O desembolso de caixa pode envolver não apenas dinheiro físico, mas todos os recursos em dinheiro, como cheques e linhas de crédito.
Etapas no ciclo
O ponto de partida de um ciclo de desembolso de caixa depende do plano contábil de um negócio específico. Explicado linearmente, o ciclo basicamente funciona assim: uma empresa decide comprar um item ou grupo de itens. O departamento de compras faz um pedido, que o departamento de contabilidade aprova com base nos recursos disponíveis em dinheiro. O departamento de recebimento recebe o pedido do fornecedor a crédito. O departamento de contabilidade cria toda a documentação necessária para a compra e paga o fornecedor. O pagamento do fornecedor constitui o desembolso efetivo de caixa.
O ciclo de gastos
O autor James A. Hall argumenta em seu livro “Accounting Information Systems” que o ciclo de desembolso de caixa constitui parte de um processo maior chamado Ciclo de Despesas. Segundo Hall, o ciclo de desembolso de caixa e o sistema de compras / contas a pagar constituem os dois elementos da primeira parte do Ciclo de Despesas. Neste ciclo, o sistema de compras / contas a pagar determina as necessidades materiais de uma empresa e compra materiais com base nessas necessidades. Esse sistema registra todas as compras recebidas como estoque e cria contas para cada fornecedor. Durante o ciclo de desembolso de caixa, o departamento de contabilidade coleta informações sobre todas as contas abertas e paga essas contas via desembolso de caixa. Esse ciclo é mais ou menos idêntico ao ciclo padrão de desembolso de caixa, mas o divide em subciclos.
Mais sobre desembolso de caixa
O desembolso de caixa em pequenas empresas funciona de maneira muito diferente. Uma loja de propriedade independente, por exemplo, pode empregar uma pessoa que faz todas as compras, lida com todos os recebimentos e equilibra todas as contas por meio de desembolso de caixa. Este indivíduo também lida com dinheiro para compras.
Em alguns casos, um sistema de desembolso de caixa pode não ter nada a ver com a compra de materiais por uma empresa. O estado da Califórnia, por exemplo, chama o sistema pelo qual paga os ganhos da loteria estadual de um ciclo de desembolso de caixa. Tecnicamente, qualquer ciclo pelo qual uma entidade desembolsa dinheiro como dinheiro ou cheque constitui um ciclo de desembolso de caixa.
