Saber quando escrever uma carta comercial formal em vez de um email comercial pode ser fácil para pessoas que se sentem confortáveis em transmitir mensagens em vários formatos; no entanto, existem vários fatores a serem considerados ao escolher o meio. Fatores como conveniência, formalidade, confidencialidade e até mesmo a posição ou status do destinatário devem ser considerados quando você tomar uma decisão de escrever.
Diferença Primária
A primeira coisa que distingue uma carta comercial de um email comercial é que uma carta é geralmente considerada cópia impressa, e o email comercial é uma cópia eletrônica - uma mensagem eletrônica. Depois de compor uma carta comercial, imprima-a, sele-a em um envelope, apor a postagem e use um serviço como o Serviço Postal dos EUA ou uma empresa de entrega noturna para enviar a carta ao destinatário. Um e-mail comercial, por outro lado, também é composto geralmente usando um computador ou meio eletrônico, mas é enviado eletronicamente ao destinatário em questão de apenas alguns segundos.
Tempo de entrega
O mais rápido que uma carta comercial geralmente chegar é no dia seguinte ao envio via correio tradicional ou um serviço de entrega como a FedEx. Se você precisar da carta para chegar mais cedo, você pode contratar um mensageiro para entrega no mesmo dia. Você incorrerá em um custo com qualquer opção - um selo postal ou uma taxa de entrega. Se você quiser que uma mensagem urgente chegue imediatamente, sua melhor opção é enviar um email comercial. Um firewall é apenas um pequeno obstáculo que pode atrasar a entrega, mas, mesmo assim, o atraso é praticamente irrelevante.
O conteúdo da comunicação empresarial
Se você estiver escrevendo uma comunicação formal, é provável que você queira transmitir sua mensagem em uma carta comercial. Por exemplo, se você estiver escrevendo sobre um problema contratual, é aconselhável ter uma cópia impressa de sua correspondência. A desvantagem disso é que pedaços de papel podem se perder, e um email comercial pode permanecer em uma pasta eletrônica para sempre. Um e-mail comercial pode transmitir a mesma mensagem, mas se for um assunto sério, o e-mail comercial geralmente é visto como menos formal do que uma carta comercial. Se a sua comunicação exigir uma assinatura de tinta, obviamente você não poderá assinar um email comercial com tinta. Você pode anexar uma assinatura eletrônica ou digital a uma mensagem de e-mail.
Carta Versus Formato de E-mail
De acordo com o Northern Michigan University Writing Center, o formato comumente usado para cartas comerciais é o estilo de bloco. Cada seção da carta está nivelada com a margem esquerda no estilo de bloco tradicional. Um bloco modificado posiciona a saudação de fechamento e a assinatura na seção intermediária inferior da carta; formato semi-bloco significa que os parágrafos são recuados. Se você estiver escrevendo um e-mail comercial, é fácil replicar o formato de bloco tradicional digitando sua saudação, corpo e saudação de fechamento com a margem esquerda, porque se você marcar para recuos de parágrafos e saudações de fechamento, o formato pode parecer estranho, dependendo no tamanho do monitor ou tela a partir do qual o destinatário lê a comunicação.
Mantendo Confidencialidade
Você pode usar uma marca d'água em uma carta impressa para indicar "Confidencial" ou pode marcar o email comercial Confidencial clicando em uma das opções que o seu programa de email fornece. Nem uma carta comercial nem um email comercial podem garantir confidencialidade absoluta porque o destinatário pode fotocopiar a carta ou simplesmente encaminhar o email para alguém que não estava a par da comunicação inicial. Em ambos os casos, você deve confiar na integridade do destinatário para manter a confidencialidade de sua correspondência.
O status pode fazer a diferença
Um supervisor escrevendo para um subordinado direto provavelmente usará o e-mail para comunicar uma mensagem informal, como a notificação de que ela estará fora do escritório. Ela não precisa fornecer à sua equipe uma carta formal para essa correspondência rotineira. Por outro lado, se ela estiver comunicando uma diretiva de política ou emitindo uma comenda ou ação disciplinar, uma cópia impressa pode ser o formato preferido, e isso se a empresa mantiver registros em papel. No caso de escritórios sem papel, um email comercial é a forma de comunicação necessária, independentemente do assunto. Em outro caso, se um relato direto está escrevendo para seu supervisor para apresentar sua renúncia, uma carta comercial entregue a mão abre a porta para uma breve conversa (se desejado) sobre as razões pelas quais ela está renunciando porque a carta não pode conter tais detalhes.
