Um sistema de folha de pagamento manual requer aplicação meticulosa; Todo o processo de folha de pagamento é feito à mão. A probabilidade de erros pode ser alta com este sistema; portanto, a folha de pagamento manual é melhor se você tiver poucos funcionários, como menos de 10. O Departamento de Trabalho dos EUA exige que os empregadores paguem aos funcionários adequadamente pelo tempo trabalhado. O IRS e o estado exigem que os empregadores cumpram certas obrigações de imposto sobre a folha de pagamento. Estes regulamentos se aplicam, mesmo que sua folha de pagamento seja manual.
Itens que você precisará
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Folhas de tempo / cartão de tempo
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Formulário W-4
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Circular E do IRS
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Formulário de Imposto de Renda do Estado
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Tabelas de Imposto Retido na Fonte do Estado
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Máquina de escrever
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Cheques em branco
Pague os trabalhadores em questão com base nos dados de pontualidade. É mais provável que você precise de trabalhadores por hora para usar um relógio de ponto ou para preencher as folhas de horas semanais. Pague-os de acordo com o que o sistema de horas indica.
Por exemplo, digamos que o horário de pagamento seja quinzenal e o funcionário ganhe US $ 9 / hora. A folha de horários de segunda a sexta-feira, durante duas semanas, mostra: das 8h às 30h, do almoço às 13h, do almoço das 14h, das 18h às 18h30. Subtraia uma hora para o almoço não remunerado, o que o deixa com 9 horas por dia - 45 horas no total para cada semana (9 horas x 5 dias). Pague as primeiras 40 horas trabalhadas por semana no tempo certo. Pague horas extras (acima de 40) a uma vez e meia a taxa de tempo direto do funcionário.
Cálculo regular: 80 horas (40 horas x 2 semanas) x US $ 9 / hora = US $ 720. Cálculo de horas extras: 10 horas (5 horas x 2 semanas) x US $ 13,50 (US $ 9 / hora x 1,5) = US $ 135. Pagamento total quinzenal = $ 720 + $ 135 = $ 855.
Figura compensação salarial. Digamos que o empregado receba um salário anual de US $ 47.000 e seja pago semanalmente. Cálculo: US $ 47.000 / 52 semanas = US $ 903,85, salário semanal.
Nem todos os funcionários assalariados estão isentos de horas extras; o DOL define estreitamente essa categoria. Verifique com o seu conselho de trabalho do estado (consulte Recursos) para saber quais funcionários estão isentos de horas extras.
Calcule deduções involuntárias. As deduções involuntárias também são chamadas de deduções legais. Eles incluem impostos sobre folha de pagamento, tais como imposto de renda federal, imposto de renda estadual, imposto de seguridade social e imposto de Medicare. Consulte a Circular E do IRS para os regulamentos do imposto de folha de pagamento federal e sua agência de tributação estadual (consulte Recursos) para os regulamentos do imposto de folha de pagamento do estado.
Retenha o imposto de renda federal com base nas tabelas de imposto retido na fonte da Circular E e no formulário W-4 do empregado. Retenção de imposto de seguridade social em 6,2 por cento da renda bruta, até US $ 106.800 para o ano. Retenha o imposto do Medicare em 1,45%. Consulte as tabelas de impostos retidos na fonte estaduais (consulte Recursos) e o formulário de imposto de renda estadual do funcionário para determinar a retenção do imposto de renda estadual. As deduções involuntárias também incluem garnishments salariais; consulte a documentação de penhora para obter instruções sobre como lidar com a dedução.
Calcule deduções voluntárias. Isso inclui as deduções com as quais o funcionário concordou, como taxas de estacionamento, taxas sindicais e benefícios de aposentadoria e saúde. A dedução varia por tipo de plano. Faça a dedução com base na frequência de pagamento do funcionário, como dedução médica por uma semana se paga semanalmente e contribuição de aposentadoria por duas semanas, se paga quinzenalmente.
Dicas
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Dados de cartão de período arredondado para cima ou para baixo até os cinco minutos mais próximos, um décimo ou quarto de hora.
Verifique os salários e deduções antes de escrever / imprimir contracheques. Escreva cheques de pagamento e recibos de pagamento ou imprima-os em uma máquina de escrever.
