Em determinadas circunstâncias, as atas de reuniões de uma organização representam um documento legal que não pode ser alterado sem o voto da diretoria. A alteração incorreta de minutos pode resultar em votos, contratos, contratações e outras ações tomadas durante a reunião para serem anuladas ou canceladas. Use um procedimento simples para garantir que você altere seus minutos corretamente.
Determine se as atas já foram aprovadas formalmente por uma votação do conselho de administração ou se elas foram submetidas apenas para revisão a um presidente ou comitê executivo. O projeto de ata que não foi votado por um conselho pode ser alterado sem uma votação do conselho.
Se as mudanças sugeridas estão sendo feitas para uma pessoa ou pessoas que estão revisando os minutos antes de os minutos chegarem ao quadro completo, sugira as mudanças desejadas. Compare o texto final sugerido com os minutos originalmente apresentados. Explique o motivo das mudanças. Se todos concordarem, peça a um secretário que altere os minutos originalmente aprovados e não aprovados.
Se as alterações sugeridas forem feitas por minutos ainda não aprovados pela diretoria e em uma reunião da diretoria, use o seguinte procedimento:
Peça ao presidente que faça uma moção para aprovar as atas da reunião. Aguarde o movimento ser secundado. Peça ao presidente que abra o assunto para discussão. Peça à pessoa que sugere a emenda que apresente o motivo das mudanças. Após a discussão, peça à pessoa que sugerir as alterações que faça uma moção para emendar as atas e forneça as palavras exatas das sugestões. Aguarde o movimento ser secundado. Peça ao presidente que encerre a discussão e faça a pergunta ou faça a votação. Registre a votação, incluindo os nomes dos que são a favor, opor-se e abster-se.
Se as alterações sugeridas forem feitas por minutos previamente aprovados pelo conselho diretor, siga o mesmo procedimento para a apresentação de minutos de alteração para aprovação do conselho pela primeira vez.
Peça à secretária ou à pessoa que estiver tomando atas na reunião para fazer as alterações na ata. Na parte superior do documento que inclui a data em que as atas foram originalmente feitas, observe que as atas agora são aditadas. Inclua a data das alterações e o nome da pessoa que está alterando as atas.
