Normalmente, são necessárias entradas de ajuste no final de um período contábil para fazer ajustes nos saldos nas contas contábeis da empresa. Essas entradas, chamadas AJEs (ajustando lançamentos), são registradas pela primeira vez no diário de ajuste e trazem as contas como depreciação, amortização, estoque, passivos, saldos de empréstimos e acréscimos até a data para que as demonstrações contábeis reflitam precisamente a condição financeira da empresa. Os AJEs também podem ser usados para corrigir erros no lançamento de transações originais. Cada AJE envolve pelo menos uma entrada de débito e pelo menos uma entrada de crédito, juntamente com uma explicação por escrito da finalidade da AJE.
Registrar a despesa de depreciação e a despesa de amortização do período. Os cronogramas de depreciação acompanham a parte usada da vida útil dos ativos fixos, como imobilizado. Os cronogramas de amortização rastreiam a parte útil da vida útil dos ativos intangíveis, como custos iniciais, patentes, pontos de empréstimo e direitos autorais. Faça estas AJEs postando um débito nas contas de depreciação ou de amortização e um crédito na conta de depreciação acumulada ou na conta de amortização acumulada. Escreva uma explicação abaixo de cada uma dessas transações no diário de ajuste, como "Para registrar a despesa de depreciação (ou amortização) para o exercício encerrado em 31/12/20XX".
Ajuste as contas de estoque creditando o montante usado na produção durante o período na conta de estoque e debitando um valor igual à conta de custo de mercadorias vendidas. Escreva uma explicação sob a entrada no diário de ajuste, como "Para registrar o inventário usado para o ano que termina em 12/31 / 20XX". Pode haver muitas contas de inventário se cada item for rastreado separadamente, e isso requer uma entrada para cada uma das contas de inventário. Apenas certifique-se de que o total de créditos para essas contas é igual ao total de débitos do custo das mercadorias vendidas.
Disponibilizar saldos de empréstimos, tornando as AJEs para as contas de empréstimos de curto e longo prazo e contas de empréstimos a receber. Os saldos de empréstimos de curto prazo são os valores a pagar ou a receber dentro de um ano. Saldos de longo prazo são os valores a pagar ou a receber durante períodos superiores a um ano. Estes saldos são normalmente ajustados no final do ano, pelo que os montantes devidos durante o ano subsequente são segregados do restante dos empréstimos. Dedique os valores dos empréstimos de longo prazo para os valores iguais aos pagamentos do próximo exercício fiscal e credite esses valores em contas de empréstimo de curto prazo. Escreva uma explicação como: "Para ajustar saldos de empréstimos de curto prazo / longo prazo (a pagar ou a receber) para o ano que termina em 31/12/20XX."
Acumular os valores devidos e a receber no final de um período que será pago ou recebido durante o próximo período, registrando-os com o ajuste dos lançamentos contábeis. Por exemplo, se os funcionários ganharem salários durante um período, mas não forem pagos até o período subsequente, registre as obrigações de folha de pagamento creditando os salários a pagar e debitando as despesas salariais. As vendas feitas durante o período atual, pelas quais os clientes pagarão durante o próximo período, exigem um débito para contas a receber e um crédito para vendas. As despesas incorridas durante o período atual que a empresa pagará durante o próximo período exigem um crédito para despesas acumuladas e um débito para uma conta de despesas apropriada. Escreva uma explicação como: "Para acumular os salários ganhos em 12/31 / 20XX, pagável em 31/1 / 20XX".
Corrigir erros no lançamento com AJEs para fornecer transparência na contabilidade do período. É possível com algum software de contabilidade simplesmente voltar para a entrada original e corrigir o erro lá, mas usando AJEs para essas correções reconhece que um erro honesto foi feito, reconhecido e corrigido. Alterar as entradas originais depois que elas são feitas pode levantar a suspeita de que alguém está tentando encobrir erros ou até atividades ilegais.
Dicas
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Faça ajustes nos lançamentos no final de quaisquer demonstrações financeiras do período serão preparadas. Estas podem ser demonstrações financeiras mensais ou trimestrais (demonstrações financeiras intermediárias) ou demonstrações financeiras anuais. As explicações para as demonstrações contábeis intermediárias incluem o período para o qual os ajustes são feitos, como "… Para o mês encerrado em 31 de janeiro de 20XX" ou ".. Para o trimestre encerrado em 31 de março de 20XX". A explicação deve ser clara o suficiente para que você não tenha dificuldade em lembrar por que as entradas foram feitas ao examiná-las mais tarde.
Aviso
Como essas entradas de ajuste são feitas no diário de ajuste, lembre-se de também lançá-las nas contas contábeis apropriadas. A maioria dos softwares de contabilidade, como o QuickBooks, faz esses lançamentos no razão geral automaticamente quando você os insere no diário de ajuste.
