As informações pessoais anotadas em um formulário preenchido W-9 são necessárias para o processamento da folha de pagamento e o relatório de pagamento para o Internal Revenue Service. Como prática recomendada, solicite um W-9 preenchido no primeiro dia de trabalho do seu funcionário e envie uma solicitação do W-9 para qualquer novo contratado. Se um contratante não cumprir, envie uma carta formal com um pedido agradável, mas firme, para um formulário preenchido.
Fundamentos do formulário W-9
Um formulário W-9 é um documento do IRS que detalha o nome do contribuinte, endereço, classificação do imposto federal e número do seguro social ou número de identificação do empregador. O IRS não exige que as empresas mantenham os W-9 em arquivo. No entanto, as empresas são obrigadas a coletar e relatar as informações pessoais listadas no formulário para todos os funcionários e para os prestadores de serviços pagam mais de US $ 600 anualmente. Coletar um W-9 é uma maneira conveniente de fazer isso. Por causa disso, uma empresa deve ter um W-9 em arquivo para cada funcionário e contratado.
Solicitando um W-9
Para garantir a coleta de um W-9 de todos os funcionários, inclua um formulário W-9 na documentação obrigatória do primeiro dia para novas contratações. Exija que os novos funcionários preencham toda a documentação no local e devolva-a a um representante de recursos humanos até o final do primeiro dia.
Quando você adquirir um novo contratado ou fornecedor, inclua um formulário W-9 com o contrato inicial. Em uma carta de solicitação do W-9, peça ao seu fornecedor para preencher e devolver o formulário assim que possível. Considere implementar uma política para pagar apenas fornecedores com um W-9 válido em arquivo e observe essa política na carta de solicitação.
Seguindo
Se você tiver problemas para obter um W-9 completo de qualquer funcionário ou contratado, comunique com tato, mas com firmeza, que o W-9 é necessário antes que o pagamento possa ser feito. Explique aos funcionários que as informações no formulário são necessárias para processar a folha de pagamento e emiti-los contracheques. Se um fornecedor não devolver o W-9 dentro de uma semana ou duas, envie uma segunda carta de solicitação para acompanhamento. Se você tiver uma política documentada em vigor, lembre ao fornecedor que você não pode pagá-las sem o formulário arquivado. O IRS exige que você faça um pedido formal para um W-9, então mantenha uma cópia desta carta em arquivo.
Não W-9
Se você não tiver um W-9 para um fornecedor no final do ano, ainda precisará relatar os pagamentos ao IRS. Preencha e envie um Formulário 1099-MISC para o contratado e deixe o número da previdência social em branco. O IRS responderá com um aviso de que o número está faltando, que você deve encaminhar ao contratante junto com um aviso de retenção de backup e outra cópia de um W-9. Você é obrigado a reter impostos de pagamentos futuros a este contratado - atualmente, a taxa de retenção é de 28% - e o contratado incorrerá em uma taxa de US $ 50 do IRS.
