Atrair doações é uma preocupação primordial para organizações sem fins lucrativos e projetos cívicos. Uma carta de solicitação de doação profissional e eficaz é uma ferramenta necessária para levantar fundos e ajudar a aumentar o perfil de sua organização ou grupo. Pesquisando possíveis doadores e construindo um banco de dados de nomes e organizações é uma chave para o sucesso, mas a capacidade de escrever uma carta de solicitação de doação tem um impacto ainda maior sobre a arrecadação de fundos bem-sucedida.
Itens que você precisará
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Aplicativo de processamento de texto
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Impressora
Investigar potenciais doadores através da Internet. Pesquise pequenas empresas, além de grandes fundações e organizações de financiamento. Às vezes, uma pequena empresa local ajuda você a alcançar seu objetivo. As fundações têm um processo de aplicação rigoroso, uma linha de tempo para doações e uma concorrência substancial pelos fundos disponíveis, mas um simples apelo a uma empresa local de mentalidade cívica pode render uma doação surpreendentemente generosa.
Encontre a pessoa de contato apropriada. Dirija sua carta a uma pessoa real que esteja em condições de autorizar uma doação. Começar sua carta com “A quem possa interessar” ou “Dear Country Market” tem poucas chances de atrair a atenção do funcionário certo. Nomes de equipe podem não aparecer nos sites da empresa. Um telefonema discreto para uma recepcionista ou funcionário, perguntando a quem contatar para doações, pode obter o nome que você precisa.
Estruture a letra corretamente. Comece sua carta com uma descrição clara e legível do trabalho de sua organização e destaque uma história de sucesso recente. Continue com algumas estatísticas gerais para impressionar a pessoa de contato com a eficiência e a eficácia de sua organização. Em seguida, descreva na íntegra o projeto ou esforço atual para o qual uma doação é necessária e quem será beneficiado. Inclua todas as informações de contato, incluindo telefone, fax e e-mail, e termine convidando a pessoa a contatá-lo se precisar de mais informações. Finalmente, circule a carta aos colegas para revisão e sugestões.
Solicite doações em espécie. Muitos doadores em potencial não têm dinheiro para dar, mas fornecem doações em espécie, como materiais, impressão, empréstimo de funcionários como voluntários ou espaço. Um valor monetário concreto pode ser avaliado por muitas doações em espécie para tornar a doação dedutível de impostos para o doador. Doações em espécie podem dar aos doadores mais senso de participação, e alguns relutam em simplesmente dar dinheiro.
Faça o acompanhamento com um telefonema para a pessoa de contato dentro de alguns dias após o envio da carta. Pergunte se a carta foi recebida e se ele pode ajudar. Se a resposta for não, seja gentil e agradeça pelo seu tempo (ele pode se tornar um contato valioso mais tarde). Se houver interesse, comunique quanto dinheiro ou apoio em espécie você está buscando. Mesmo que um doador possa ajudar apenas com uma pequena parte de sua necessidade, aceite a oferta e agradeça-lhe por seu apoio. Convide os doadores a participar ou participar do seu projeto.
Mantenha registros cuidadosos de doações e envie cartas de agradecimento. Os doadores freqüentemente estão dispostos a contribuir novamente se forem mostrados como sua contribuição foi colocada em prática. As cartas de acompanhamento podem ajudar nesse esforço. Pergunte se há algo que você possa fazer para ajudá-los como retorno do favor.
Dicas
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Depois de criar uma carta de solicitação de doação bem-sucedida, salve-a como um modelo para uso futuro. No entanto, não envie a carta idêntica para a mesma pessoa no próximo ano.
Acompanhe as mudanças de pessoal nas organizações doadoras.
Aviso
A maioria das organizações locais tem um limite para o que elas podem oferecer, por isso não volte para a mesma organização com muita frequência. Pode ser melhor ter 10 doadores contribuindo com quantias menores do que a totalidade da conta, caso a organização seja inesperadamente incapaz de ajudar da próxima vez.
