Assim como há um determinado protocolo para iniciar e executar uma reunião, há um determinado protocolo para encerrar uma reunião. Seja uma reunião de treinamento, reunião de diretoria ou outro evento, aprenda a finalizá-lo de forma adequada e eficaz.
Mesmo se você incluiu as etapas de treinamento ou reunião em uma agenda datilada que foi entregue aos participantes no início do evento, informe os participantes verbalmente que o diálogo está prestes a ser encerrado.
Repasse o propósito do evento e deixe os participantes saberem o que você esperava alcançar através da reunião ou treinamento.
Revise as informações coletadas com os participantes como resultado da reunião ou do treinamento, mesmo usando as notas do gravador ou da secretária.
Dê à reunião ou aos participantes do treinamento uma oportunidade de adicionar ou corrigir informações, responder a quaisquer perguntas que possam ter e informar como as informações serão usadas. Dessa forma, os funcionários ou outros participantes irão se afastar do treinamento ou de outro evento sentindo-se seguros e confortáveis.
Se o seu treinamento ou reunião incluiu qualquer informação privada que não deve ser compartilhada fora da sala, declare a natureza confidencial das informações e peça aos funcionários ou outros participantes para não falar sobre comentários específicos ou informações privilegiadas.
Você pode pedir que os participantes preencham uma folha de classificação ou preencham uma classificação de cartão de comentário do conteúdo da reunião ou do treinamento. Alguns facilitadores fazem isso para ajudá-los a descobrir seus pontos fortes e fracos e para o auto-aperfeiçoamento.
Agradeça aos participantes por sua contribuição, por serem pacientes com você e por dedicarem tempo para garantir que participaram do treinamento ou de outro evento.
