A partir de 2010, as empresas recorrem cada vez mais à tecnologia para produzir bens e serviços e cumprir tarefas de negócios. Para acomodar essas mudanças, as empresas às vezes usam assinaturas eletrônicas, também conhecidas como assinaturas eletrônicas ou assinaturas digitais. Essas assinaturas tomam o lugar das assinaturas tradicionais de tinta sobre papel. Há prós e contras associados ao uso de uma assinatura eletrônica, que todos os empresários devem conhecer antes de implementar um sistema ou política de assinatura eletrônica.
Custo do equipamento
As assinaturas eletrônicas são criadas e lidas por tecnologias sofisticadas que usam redes para verificar dados pessoais, como números de local de negócios ou de previdência social, ou que são avançadas o suficiente para comparar pontos em manuscrito ou impressão digital com pontos em imagens em bancos de dados. Este equipamento nem sempre é barato, conforme indicado pelo Beginners Guide. Mesmo que os custos iniciais sejam atingidos, os avanços na tecnologia de assinatura eletrônica significarão que uma empresa deve atualizar continuamente seus sistemas de assinatura eletrônica e fornecer suporte técnico.
Clientes Detectados
Os sistemas de assinatura eletrônica pressupõem que as pessoas se sentirão confortáveis ou familiarizadas com os métodos e equipamentos de assinatura eletrônica. No entanto, gerações anteriores de indivíduos podem não ter sido expostas à nova tecnologia e, portanto, podem ter problemas para usá-las inicialmente. Até mesmo indivíduos com conhecimentos de tecnologia ainda terão que ficar a par das mudanças tecnológicas se quiserem conduzir seus negócios eletronicamente no futuro. A falta de exposição a métodos e equipamentos, juntamente com a necessidade de educação tecnológica contínua, pode impedir alguns clientes de usar uma assinatura eletrônica.
Reconhecimento
O trabalho liderado por Fritz Grupe publicado na edição de 2003 do CPA Journal indica que há inconsistência no reconhecimento de assinaturas eletrônicas a partir de 2010. As pessoas não são necessariamente obrigadas a reconhecer uma assinatura eletrônica como válida, dependendo de sua jurisdição.
Autenticação e Verificação
Em termos de autenticação e verificação de identidade, uma assinatura eletrônica pode ser melhor do que uma assinatura de tinta sobre o papel, dependendo do sistema usado. Por exemplo, se alguém perder um cartão de crédito não assinado, outra pessoa poderá assiná-lo e a assinatura no verso do cartão corresponderá às assinaturas de recibo, mesmo que a pessoa que assine não seja o proprietário do cartão. Por outro lado, um sistema de assinatura eletrônica que se baseia em impressões digitais é muito mais seguro porque não se pode replicar ou forjar a matriz de impressões digitais.
Negócios de Longa Distância
Com uma assinatura eletrônica, um indivíduo não precisa estar na mesma localização geográfica para concluir uma transação ou validar um contrato. Assim, as pessoas podem usar assinaturas eletrônicas para conduzir negócios a milhares de quilômetros de distância, se necessário, aumentando as oportunidades de negócios globais e as possíveis margens de lucro.
Redução de Material e Armazenamento
Os EUA Imigração e Alfândega e Grupe ambos argumentam que as assinaturas eletrônicas reduzem a quantidade de materiais utilizados em uma base regular e ocupam menos espaço para armazenar. Além disso, as assinaturas eletrônicas facilitam tarefas como arquivamento eletrônico e buscas eletrônicas de arquivos e bancos de dados. Isso reduz o tempo necessário para encontrar e verificar dados. No geral, esses fatores podem reduzir os custos de negócios.
