Organizando um escritório de advocacia é uma ótima maneira para paralegals, secretários jurídicos e assistentes jurídicos para apoiar os advogados. Em pequenos escritórios de advocacia, os advogados podem até ter que se organizar. A maioria dos escritórios de advocacia tem um sistema de arquivamento centralizado, e os arquivos de casos são transferidos para advogados somente quando necessário para o trabalho de caso. Como os advogados passam o tempo se reunindo com clientes, participando de processos judiciais, prestando depoimentos e realizando outros trabalhos, eles dependem da organização do escritório para encontrar documentos quando necessário.
Casos Prospectivos
Cada advogado do escritório de advocacia precisa de um sistema para rastrear informações relacionadas a possíveis casos.Jim Wirken, advogado de julgamento civil e presidente do conselho do Wirken Law Group em Kansas City, recomenda o uso de um formulário chamado Relatório Prospectivo de Nova Matéria. Este formulário padrão ajuda um advogado a rastrear as informações de um cliente em potencial, manter anotações sobre as conversas sobre o assunto e registrar o tempo gasto na consultoria sobre o assunto. Se um arquivo de caso for aberto posteriormente, um advogado ou pessoa de suporte poderá usar esse formulário para criar um arquivo em papel e um novo arquivo em um sistema de banco de dados de gerenciamento de caso.
Organização de arquivos
A organização de arquivos é a chave para organizar um escritório de advocacia. Esse processo é importante para organizar arquivos de casos e para organizar registros contábeis. A organização de arquivos também ajuda um escritório de advocacia a reduzir as percepções de negligência do cliente e facilitar a retenção de clientes. Para arquivos de papel, um escritório de advocacia deve desenvolver um sistema para organizar cada pasta de arquivo. Por exemplo, em cada seção de um arquivo, o mesmo tipo de documento deve ser colocado todas as vezes. Em cada seção, os documentos podem precisar de guias coloridas (com números ou datas) para indicar onde cada documento começa e termina. Os trabalhos devem ser arquivados em ordem cronológica, com o documento mais recente no topo ou no verso de cada seção.
Um escritório de advocacia pode desenvolver um guia de pasta de arquivo e fornecê-lo a todos os funcionários. Novos funcionários de arquivamento podem precisar de treinamento para entender o guia de arquivos. Os advogados e a equipe de apoio legal devem confiar na equipe de arquivamento profissional para a maioria das tarefas de arquivamento.
Armazenamento Eletrônico de Dados
Uma organização também pode usar um sistema de banco de dados de gerenciamento de casos para rastrear as informações contábeis e de caso. Alguns sistemas de gerenciamento de banco de dados incluem a capacidade de anexar faxes, documentos eletrônicos e documentos digitalizados a arquivos de casos no banco de dados eletrônico. Alguns sistemas de banco de dados são especialmente úteis para tarefas não rotineiras, como verificar se um advogado tem um conflito de interesse em representar um cliente (o que pode levar a uma violação ética).
Funcionários e advogados devem receber treinamento sobre como usar esse sistema de gerenciamento de banco de dados para armazenar informações eletronicamente. Um escritório de advocacia pode querer limitar os perfis de usuários que podem inserir ou excluir registros para evitar a perda de informações importantes do cliente.
