A confiança é difícil de ganhar e manter nos relacionamentos de negócios. Às vezes, algo aparentemente tão pequeno quanto um mal-entendido ou uma grosseria percebida na comunicação empresarial pode destruir uma relação de trabalho. Na comunicação empresarial, boas maneiras podem significar a diferença entre um lucro e uma perda. Aprender a ser cortês e educado em todos os momentos pode poupar energia desperdiçada no trabalho, preocupando-se com quando você pode ter se atrapalhado com a etiqueta comercial e cortesia (ver Referências 4).
Telefone
Certifique-se de que, quando não puder atender o telefone, sua mensagem gravada seja sincera e educada. Muitas vezes é no tom da voz que pode exibir cortesia. Desculpar-se por não estar disponível quando seu interlocutor precisou falar com você é uma demonstração de cortesia. Declarar quando você estará de volta é outra cortesia. Mais importante, retornar uma mensagem prontamente não é apenas cortês, mas profissional. Ao atender o telefone, sorria. Isso vai aparecer na sua voz. Ouça completamente o que seu interlocutor tem a dizer antes de começar a falar. Certifique-se de pedir permissão antes de colocar seu interlocutor em espera e esperar que o chamador diga que está tudo bem. Nunca desligue sem dizer tchau ou notificando que você está encerrando a ligação, mesmo que o interlocutor seja rude.
O email
Os emails percorrem um longo caminho nas comunicações de negócios. Eles também duram muito tempo. Eles podem se tornar registros permanentes de suas palavras. Com esse conhecimento, certifique-se de que, quando estiver preparando um e-mail, leia-o em voz alta ou revise-o para ter certeza de que você não apenas terá o seu significado, mas também o enfrentará de maneira cortês. Comece seus e-mails com uma saudação profissional que cumprimente seu receptor ou grupo de receptores pelo nome (ver Referências 3). Tenha em atenção que este email não é uma nota casual entre amigos. Use frases completas e boa gramática. Nunca escreva um e-mail quando estiver com raiva ou com vontade de desabafar, pois é provável que um e-mail enviado sob essas condições não contenha as cortesias que poderiam tornar sua comunicação mais eficaz (ver Referências 2).
Cartas
Muitas vezes, é aceitável enviar uma carta para transmitir uma comunicação comercial. Tal como acontece com um e-mail, certifique-se de ter sua carta corrigida para ortografia e formatação e sua gramática verificada quanto à exatidão. Diga obrigado quando e onde for necessário. Certifique-se de fechar sua carta com uma avaliação do tempo gasto pelo receptor lendo sua comunicação.
Cara a cara
Muitas vezes, a forma mais difícil de comunicação empresarial é entregue cara a cara. É uma boa prática rever em frente a um espelho o que você pretende dizer. Isso lhe dará uma boa ideia de como suas expressões faciais mudam com sua mensagem. Ao visitar outro país para negócios, não é educado forçar sua cultura àqueles com quem você está lá para fazer negócios (ver Referências 1). Compreender as diferenças culturais pode ajudá-lo a ser cortês ao se comunicar com pessoas de países onde as cortesias face a face são exibidas de forma diferente do que você pode estar acostumado.
Quadros de avisos
Anúncios publicados em quadros de avisos são comuns em muitos locais de trabalho. Essa prática pode, às vezes, resultar em exibições de comunicação grosseiras ou grosseiras. Quando encarregado de entregar uma mensagem a todos de uma vez, você deve se esforçar para ser gentil com todos. O uso de gírias ou frases incomuns pode ofender e prejudicar sua intenção. Certifique-se de que seu boletim informativo ou boletim informativo seja escrito com toda a consideração dada a outras comunicações comerciais profissionais.
