Uma proposta escrita sempre oferece responder a uma necessidade com um serviço, produto ou projeto. Para ter sucesso, uma proposta deve simultaneamente informar e convencer seu público sobre as qualificações, soluções e orçamento do proponente.Uma proposta solicitada normalmente fornece informações específicas que os leitores solicitam em um determinado pedido e formato. Uma proposta não solicitada às vezes precisa convencer os leitores de que existe uma necessidade. De qualquer forma, uma proposta deve ter um começo, meio e fim convincentes. Adapte cada seção de sua proposta para fornecer sucintamente o que seus leitores precisam saber para aceitar sua solução proposta com confiança.
Começando
Crie o assunto da frente da sua proposta. Normalmente, isso consiste em uma carta de transmissão, uma página de título, um sumário e um resumo do projeto. O resumo da sua proposta pode assumir a forma de resumo executivo de uma a uma página, de 100 a 300 palavras.
Comece sua proposta com o título "Introdução". Revele o objetivo de sua proposta e visualize seu conteúdo. Descreva seu relacionamento com seus leitores ou com várias fontes de informação. Descreva de forma concisa sua solução, especialmente seus benefícios, para atrair seus leitores.
Discuta a "Antecedência" da sua proposta. Indique o problema e descreva seu público. Demonstre que você pesquisou bem o problema de vários ângulos para criar uma solução sólida. Exponha claramente suas premissas e suposições e defina os termos básicos que você usa na proposta.
Meio
Descreva sua “Solução”. Mostre aos seus leitores por que sua solução é a melhor maneira de resolver o problema urgente. Discuta os benefícios de sua solução de forma persuasiva, de preferência usando fatos e números concretos para apoiar suas reivindicações.
Descreva a “Abordagem” ou “Metodologia” com a qual você implementará sua solução. Inclua informações sobre como você irá sequenciar e gerenciar o trabalho e garantir mão de obra e recursos suficientes para entregar resultados de qualidade. Detalhe um cronograma que indique os principais marcos e pontos de verificação críticos e um plano de trabalho que mostre o envolvimento de todos os participantes ao longo do tempo.
Liste suas “Qualificações” para deixar seus leitores confortáveis e confiantes em suas habilidades. Forneça evidências de que você e sua equipe, se houver, têm experiência e experiência para realizar bem o trabalho.
Detalhe um "Orçamento" que lista todos os recursos que você precisará e seus custos correspondentes. Calcule o custo total do empreendimento, incluindo trabalho, materiais, equipamentos, suprimentos e assim por diante.
Fim
Termine com uma “Conclusão” que reitere e destaque os benefícios da sua solução. Solicite aprovação de forma encorajadora, confiante e convincente. Ofereça-se para fornecer informações adicionais, conforme necessário.
Liste suas “referências”. Cite as fontes que você usou para desenvolver sua proposta.
Compile uma seção de “Anexos” composta de documentos suplementares que apóiam declarações ou ilustram declarações feitas em sua proposta. Estes podem incluir planilhas, fluxogramas, projetos semelhantes ou estudos de caso, currículos, cartas de recomendação, white papers e assim por diante.
Dicas
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As necessidades de informações do seu público devem orientar o que incluir ou excluir da sua proposta.
Leve seus leitores da preocupação com um assunto para a empolgação com sua solução. Preceda as informações sobre custos com suas qualificações tranquilizadoras e siga-as com uma recapitulação das excelentes oportunidades e benefícios da sua solução.
Você pode não precisar de todas as seções acima mencionadas e pode até combinar várias seções em uma. Por outro lado, você pode criar novas seções para satisfazer a necessidade de saber de seus leitores. Por exemplo, adicione uma seção "Revisão da literatura" depois de "Segundo plano" para descrever o trabalho que está intimamente relacionado à sua proposta. ou, adicione uma seção “Contrato” depois de “Qualificações” para indicar suas suposições, expectativas ou exceções contratuais.
Formate sua proposta para facilitar a leitura. Crie cada parágrafo para começar ou terminar com o seu ponto principal, reservando a parte do meio para detalhes ou exemplos. Assegure-se de que cada parágrafo tenha no máximo 10 linhas de comprimento. Coloque em itálico ou sublinhe pontos-chave e use cabeçalhos e subtítulos para ajudar os leitores a localizar informações rapidamente. A menos que seja instruído de outra forma, use o tamanho da fonte de 10 a 12 pontos.
Verifique sua proposta por erros de ortografia e gramática. Sempre que possível, revise sua proposta antes de imprimi-la e enviá-la.
Crie modelos e adapte as seções aplicáveis de propostas bem-sucedidas em futuras propostas.
