Quando você precisa resumir uma grande quantidade de informações, um memorando ou uma carta é uma maneira eficiente de fazer isso. Muitas pessoas acham difícil escrever e acreditam que não têm o vocabulário para fazê-lo. Mas, como diz o professor de redação William Zinsser, escrever é apenas pensar no papel. Tudo o que você precisa fazer é organizar seus pensamentos, seguir o estilo do formato escolhido e usar uma linguagem simples e clara.
Escrevendo um relatório em um memorando
Escreva um cabeçalho. Para um memorando, declare no canto superior esquerdo quem deve ler o memorando (por exemplo, Para: Todos os Funcionários), quem o escreveu (De: Seu Nome), quem mais o receberá (CC: Nome do Destinatário) data (data atual) e sobre o assunto (assunto: tópico a ser abordado).
Se for uma carta, comece com uma data e saudação, como "Para todos os funcionários:".
Considere seu público.Se você estiver escrevendo para uma audiência geral, use uma linguagem que todos entendam. Os novos funcionários podem ainda não conhecer o jargão da empresa e os funcionários de um departamento podem não entender a terminologia de outro.
Faça um esboço. Organizar seus pensamentos permite uma redação clara. Considere o que seu público vai querer saber e o que você quer dizer a eles. Enfatize as principais conclusões do relatório e o que isso significa para as pessoas que estão lendo o memorando.
Comece com declarações de abertura fortes. Reconheça o relatório e suas conclusões. Por exemplo, "Como resultado do nosso recente estudo de produtividade, faremos várias alterações em nossas políticas de uso da Internet".
Explicar. Realce quaisquer dados ou descobertas que suportem a conclusão. "Os consultores descobriram que os funcionários gastavam duas horas por dia monitorando e-mails em média e gerenciando equipes de esportes de fantasia." Além disso, deixe os leitores saberem quando as mudanças ocorrerão.
Diga às pessoas onde elas podem obter informações mais completas (se apropriado). Por exemplo, "discutiremos isso mais em nossa reunião semanal da equipe na sexta-feira" ou "O relatório completo está disponível para todos os funcionários em formato PDF". Não assine o memorando; seu nome está no topo do memorando. Se você estiver escrevendo uma carta, use seu primeiro nome, seu nome completo ou seu nome completo e título, dependendo das circunstâncias e de sua preferência.
Reescreva e corte a desordem. Releia o rascunho e elimine palavras desnecessárias. Por exemplo, "É a opinião da empresa que o escritório da Scranton deve procurar ativamente reduzir os problemas de não produtividade limitando o uso não-trabalhista dos recursos da empresa", pode ser reescrito como "A empresa nos pediu para limitar o uso pessoal da propriedade da empresa. aumentará nossa produtividade ".
Revise e verifique a ortografia. Peça a um colega de confiança que verifique a sua gramática e tom; uma frase mal escrita pode ser interpretada de maneiras que você nunca pretendeu. Além disso, execute a verificação ortográfica, mas tenha cuidado com os recursos de substituição automática de palavras. Você não quer que seu relatório diga "Indonésia" quando você quis dizer "Indiana".
