A maioria dos hotéis realiza auditorias noturnas ou verifica os balanços de seus livros de hóspedes.Essas verificações são concluídas para garantir a precisão das contas de clientes, para verificar as transações financeiras do dia e para rastrear os percentuais de ocupação e as receitas de quartos, bem como para descobrir quais hóspedes farão o check-out no dia seguinte. As auditorias noturnas podem ser realizadas manualmente ou eletronicamente, e há muitas etapas no procedimento geral.
Conclua lançamentos de cobrança pendentes
Os auditores noturnos são responsáveis por garantir que todas as transações de hóspedes do dia sejam cobradas corretamente e postadas nas contas de convidados. Essas cobranças devem ser postadas na data exata, ou podem surgir confusão e discrepâncias quando o hóspede fizer o check-out. Alguns exemplos de taxas deste tipo incluem taxas de serviço de quarto, telefone ou taxas de serviço de Internet, taxas de limpeza a seco, taxas de mini-bar ou custos de estacionamento com manobrista.
Reconciliar status da sala e taxas
Depois de analisar o relatório de ocupação do dia e os relatórios de status de limpeza, que são preenchidos todas as manhãs, o auditor noturno deve reconciliar quaisquer discrepâncias entre os dois relatórios para saber o status real de ocupação do quarto do hotel. Em seguida, ele compara os registros de registro de hóspedes com o relatório da sala para garantir que as taxas cobradas ou cotadas coincidam. Por exemplo, alguns hóspedes podem receber um desconto no quarto corporativo no momento do check-in, mas o sistema de reserva está listado como a tarifa padrão.
Verifique as não comparências
Quando os hóspedes têm reservas, mas nunca fazem o check-in, são consideradas não comparências. O auditor noturno deve verificar essas informações no sistema de front office para garantir que as reservas duplicadas sejam removidas, que as cobranças de no-show sejam cobradas e que os quartos estejam marcados como disponíveis. Ele também deve anotar no sistema que o cliente não apareceu, portanto, não há problemas quando a falta de comparência é cobrada uma taxa.
Taxas e impostos da sala de postagem
Este processo de auditoria noturna é geralmente muito mais fácil com um sistema automatizado. O auditor noturno simplesmente publica, ou cria uma cobrança pelas taxas de diárias reais do quarto e quaisquer impostos aplicáveis a todos os quartos ocupados. Depois de confirmar as taxas e impostos, o auditor noturno cria uma taxa de quarto e um relatório fiscal.
Geração de relatório
O auditor noturno cria vários relatórios diferentes da taxa de quarto e do relatório fiscal. Estes incluem o relatório de operações diárias, os relatórios de departamento separados e o relatório de saldo alto. O relatório de operações diárias consiste em um resumo de todos os negócios do dia e inclui detalhes como receita geral, transações de caixa da diretoria, estatísticas operacionais e contas a receber. Os relatórios separados do departamento incluem todas as transações de outros departamentos do hotel, como um restaurante ou bar no local, serviço de quarto e outras áreas do hotel. O relatório de saldo alto simplesmente identifica os convidados que podem estar próximos de atingir os limites de crédito da conta.
Procedimentos Finais
O auditor noturno compara os pagamentos em dinheiro e pagamentos, equilibra os registros e, em seguida, cria um comprovante de depósito em dinheiro para o banco. Ela então faz o backup do sistema de computador do hotel para garantir que todas as informações sejam salvas. O procedimento final é distribuir todos os relatórios e informações para as partes apropriadas, como o gerente geral, o gerente da recepção e o serviço de quarto ou gerente do restaurante.
