A documentação do processo é a gravação de processos que uma empresa realiza regularmente. Geralmente criado para treinar funcionários, a documentação do processo e o treinamento às vezes podem levar tempo longe de outras atividades. No entanto, corrigir problemas causados por funcionários que não receberam treinamento adequado ou que não entenderam a maneira correta de executar um processo também pode levar tempo fora de um dia.
Integração
As organizações consistem em uma série de processos integrados para atingir uma meta abrangente. A documentação do processo envolve o registro desses vários processos para que as organizações possam entender como elas funcionam e também planejar estratégias para melhorá-las.
Clareza
Os processos devem ser registrados de maneira clara e convincente, pois esses processos também podem ajudar a articular as mudanças necessárias nas maneiras pelas quais os funcionários as executam. Às vezes, a administração pode desenvolver documentações de processo em manuais de treinamento para treinar novos funcionários.
Acionável
A documentação do processo deve ser acionável para que as pessoas que nunca realizaram esses processos possam executá-las. A razão pela qual certos produtos são os mesmos ao longo de uma cadeia de lojas é porque o processo de criação desses produtos - uma xícara de café, por exemplo - foi claramente documentado de uma maneira que permitiu que outros criassem cópias do produto. A documentação do processo deve ser acionável para auxiliar os gerentes no treinamento de funcionários.
Causa e efeito
A documentação do processo deve ser escrita para definir claramente a natureza da causa e efeito dos processos. Os processos devem ser documentados isoladamente e documentados para explicar como vários processos se relacionam uns com os outros. Por exemplo, uma organização pode querer entender como seu processo de reunião afeta a abertura da discussão da empresa.
Omissão
Aqueles que criam a documentação do processo também devem estar cientes do que omitir na documentação do processo. Por exemplo, alguns processos são tão simples que não precisam ser descritos. Outros processos não precisam necessariamente ser feitos corretamente todas as vezes.
Processo e Treinamento
Frequentemente, os gerentes podem combinar a documentação e o treinamento do processo. A documentação do processo pode economizar tempo para os funcionários que poderiam estar realizando outras tarefas em vez de usar o tempo em treinamento. No entanto, a documentação do processo nem sempre explica suficientemente as informações aos funcionários. Muitas vezes, deve ser combinado com treinamento prático para garantir que a informação seja claramente compreendida por um novo funcionário.
