O dinheiro entra e sai da sua empresa, e sempre que flui para comprar novos ativos, melhorar os já existentes ou reduzir um passivo, a transação é registrada como uma despesa. Desembolsos ou pagamentos como compra ou atualização de máquinas, distribuição a proprietários ou pagamento de empréstimos bancários são apenas alguns dos gastos necessários para operar sua empresa.
Despesas versus despesas
Despesas significa o uso de caixa ou equivalentes de caixa para comprar ativos, pagar dívidas ou financiar operações. Algumas despesas podem ser despesas, mas nem todas as despesas são dedutíveis.
Relatado na demonstração de resultados, as despesas comerciais são custos que expiraram, são usados ou foram necessários para obter receitas durante um período específico. Despesas são compras dedutíveis, como aluguel, utilidades, impostos, licenças, honorários profissionais, material de escritório, publicidade, comissões, reparos, seguros, materiais, mão de obra e custo das mercadorias vendidas.
Convenções contábeis e de responsabilidade fiscal às vezes desconcertam as formas como você faz e registra pagamentos em relação a quando os fundos realmente mudam de mãos. A troca de fundos é uma despesa, enquanto a entrada da contabilidade que registra a transação como parte de sua demonstração de lucros e perdas representa a despesa dedutível.
Financiamento e Depreciação
Quando você financia operações de negócios, pode deduzir as quantias gastas mesmo que esteja pagando por essas compras com fundos emprestados. Mas você não tem permissão para deduzir pagamentos de principal em empréstimos comerciais. Se você pedir emprestado US $ 1.000 para pagar o aluguel durante um mês, quando o dinheiro estiver apertado, a despesa de aluguel será deduzida durante o mês atual. Se você devolver os US $ 1.000 no mês seguinte, quando o dinheiro for mais abundante, você não poderá deduzir esse pagamento uma segunda vez. O pagamento do principal é uma despesa porque o dinheiro sai da conta do seu negócio, mas não é uma despesa porque a despesa já foi registrada quando você pagou o aluguel.
Da mesma forma, quando você compra uma grande peça de equipamento que sua empresa utilizará ao longo do tempo, você normalmente faz as despesas de uma só vez, escrevendo uma verificação para o item. No entanto, ao registrar a compra como uma despesa dedutível, você deve depreciá-la ou distribuir a dedução pelo número de anos em que espera que o ativo esteja em serviço. Por exemplo, se o seu restaurante compra um forno que você espera usar por 10 anos, o valor total da compra é uma despesa se você pagar pelo forno em um único pagamento. Mas você só pode registrar um décimo do custo do forno como despesa dedutível durante cada ano que sua empresa o utiliza.
