Compras é um departamento dentro da divisão financeira de uma empresa que garante que suprimentos e materiais exigidos por outros departamentos sejam adquiridos de forma eficiente. Tudo encomendado para cada departamento deve passar pelo departamento de compras. Embora as empresas tenham diretrizes de compras diferentes, todas as empresas têm procedimentos de compra padrão.
Ordens de compra
Todos os serviços, materiais ou suprimentos solicitados por cada departamento devem ser enviados como um pedido de compra. Este pedido é um número contábil para garantir que o valor correto seja pago ao fornecedor ou fornecedor. O número também rastreia o pedido para garantir que ele seja recebido em tempo hábil, assim como na qualidade e quantidade desejadas. A ordem de compra também é usada pelo fornecedor ou fornecedor ao faturar a empresa após a entrega do pedido.
Cotações de Compra
O departamento de compras é responsável por encontrar o produto, serviço ou suprimentos solicitados. Um agente de compras encontra fornecedores diferentes, solicita cotações e decide qual fornecedor atende às necessidades das solicitações do departamento. O procedimento de compra descreve o processo pelo qual o departamento de compras faz solicitações de cotação de fornecedores e fornecedores. Cada gerente de departamento deve informar o departamento de compras sobre o item exato necessário, as especificações dos itens desejados e a quantidade necessária para operar o respectivo departamento.
Procedimento de Monitorização
Uma vez que os departamentos tenham fornecido ao departamento de compras as informações sobre o serviço, suprimentos ou material necessário, o agente de compras monitora o pedido durante todo o processo. O agente de compras atribuído ao pedido deve acompanhar o fornecedor caso haja uma alteração ou atualização e monitorar o pedido até que ele seja recebido. Após o recebimento do item, o departamento de compras garante que o pedido esteja correto e dentro das especificações contratadas.
