Criar verificações e balanços é uma das melhores maneiras de ajudar um negócio a prosperar. Em um sistema de negócios que usa verificações e balanços, os papéis são definidos com mais clareza. A criação de verificações e saldos permite implementar um sistema de contabilidade que promova a separação de tarefas. A implementação de verificações e balanços no seu negócio é fundamental para ajudar você a identificar roubos internos e externos.
Compre um sistema de software de contabilidade, se você não tiver um no lugar já. Um programa de software de contabilidade popular para pequenas empresas é o software de contabilidade Intuit QuickBooks. Seu sistema de contabilidade deve ser capaz de registrar e analisar dados com rapidez e precisão. O software de contabilidade deve ser simples e fácil de usar, mas deve ser capaz de expandir à medida que seu negócio se expande.
Estabelecer papéis claramente definidos para os funcionários. A coisa mais importante a fazer para criar verificações e saldos em seu negócio é separar as tarefas o máximo possível. A pessoa encarregada do manuseio de dinheiro, ou do dispositivo de ponto de venda de sua empresa, não deve ser a mesma pessoa contando e registrando as vendas do dia.
Separar as obrigações a receber de contas a pagar. Você não quer que a pessoa responsável pelo recebimento do pagamento de faturas e serviços prestados seja a mesma pessoa responsável pelo pagamento das faturas e da folha de pagamento. Fazer contas a receber e contas a pagar com taxas intercambiáveis pode levar a séria apropriação indevida de caixa.
Os vendedores nunca devem ter permissão para gerenciar o estoque ou solicitar materiais de um fornecedor. Implemente verificações e saldos que tornem um funcionário responsável pela compra de materiais ou suprimentos e outro funcionário responsável pela manutenção do estoque final em níveis ótimos.
Estabeleça controles de estoque que minimizem o risco de roubo interno da sua empresa. Seu dispositivo de ponto de venda deve trabalhar em uníssono com seu sistema de contabilidade para garantir que os números de estoque sejam precisos. As vendas, em termos de dinheiro, devem ser facilmente combinadas com o estoque disponível. Criar as verificações e os balanços adequados minimiza a exposição da sua empresa a fraudes e outras apropriações indevidas.
