A coordenação do projeto geralmente se refere ao planejamento e ao gerenciamento de várias tarefas simultaneamente. A coordenação é essencial para uma empresa que lida com dois ou mais projetos relacionados. Os projetos variam de acordo com os objetivos de negócios, mas podem incluir o lançamento de um novo produto ou a expansão de serviços em novas áreas. Um coordenador de projeto geralmente ocupa papéis e responsabilidades diferentes, dependendo do setor, tamanho do negócio e objetivo do projeto. Por exemplo, as corporações podem designar coordenadores de projetos separados para lidar com assuntos domésticos e internacionais; Considerando que as pequenas empresas podem integrar funções básicas de coordenação de projetos em um papel de gerenciamento. Os coordenadores do projeto podem servir como tomadores de decisão ou assistentes para liderar os gerentes.
Noções básicas
O escopo do projeto (por exemplo, integrar projetos com equipes diferentes ou considerar opções alternativas) e prazos (curto prazo e prazo geral) representam recursos essenciais - especialmente porque a coordenação bem-sucedida requer planejamento de longo prazo e execução uniforme. Por exemplo, se sua empresa pretende abrir um novo local, precisa prever com precisão quanto tempo levará para construir uma loja, obter as permissões necessárias, comprar móveis ou equipamentos, além de contratar e treinar pessoal suficiente. Assim, um atraso no recebimento de suprimentos essenciais pode afetar todo um projeto, por exemplo, adicionando custos extras ao projeto.
Funcionários
Para manter a eficiência, considere designar uma pessoa ou uma equipe de pessoas para atuar como coordenador (es) do projeto. Coordenadores de projetos devem ter fortes habilidades para resolver problemas, a fim de antecipar e responder a atrasos ou situações inesperadas. Além disso, eles devem ser capazes de interagir e negociar com diferentes tipos de pessoas. Se um projeto envolve trabalhar com uma empresa no México, os coordenadores devem perceber que os costumes comerciais diferem no México dos Estados Unidos. Se você não puder criar uma função de coordenador independente do projeto, ajuste as funções do coordenador do projeto para atuar como assistente da equipe executiva. Por exemplo, um assistente de projeto poderia agendar reuniões, preparar agendas e avaliar o progresso com o objetivo geral de apoiar a eficiência do projeto.
Programas
Incorporar programas de software para aumentar a eficiência, como manter arquivos de projeto e gerenciar informações importantes. Para determinados projetos, planilhas, gráficos ou gráficos de parede funcionam de maneira eficaz. Você também utiliza programas como o Microsoft Excel ou Project, ou até mesmo desenvolve softwares proprietários. Por exemplo, você poderia criar um programa para se concentrar em um aspecto importante, como os custos totais do projeto incorridos ou problemas de controle de qualidade. Certifique-se de que as informações do projeto permaneçam facilmente acessíveis aos principais participantes.
Considerações
Alguns projetos envolvem pessoas de diferentes organizações ou empresas que trabalham juntas para atingir um objetivo semelhante. Analise continuamente os riscos do projeto, como, por exemplo, se um membro da equipe não puder obter uma permissão ou entregar suprimentos no prazo. A coordenação do projeto deve incluir planos de contingência que possam ser implementados rapidamente, se necessário.
Gestão
Os estágios de coordenação do projeto geralmente incluem a criação de uma meta geral, o planejamento de tarefas essenciais, além da execução e controle do projeto. Desenvolver uma análise SWOT (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades, ameaças) ou STEP (social, tecnológica, econômica e política) em diferentes estágios para avaliar o progresso do projeto.
