Independentemente de sua empresa estar comprando novos computadores ou procurando um fornecedor para treinar funcionários, é útil seguir um processo passo a passo que garante que você obtenha o que precisa, além de considerar seu orçamento e suas expectativas em relação ao produto ou serviço. Esse processo dá a você a oportunidade de examinar detalhadamente as necessidades específicas da sua empresa e selecionar produtos e fornecedores que sejam mais eficazes para sua situação. Ao seguir um processo de compra de negócios, você não apenas concluirá sua compra, mas também examinará os resultados para saber o que pode funcionar melhor para compras futuras.
Dicas
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As 8 etapas do processo de compra de negócios são:
- identificar a necessidade do negócio;
- determinar um orçamento;
- selecionando uma equipe de compras;
- definir especificações;
- procurando por opções;
- avaliando opções;
- fazer a compra; e
- reavaliando a compra.
Identifique a necessidade de negócios
A compra é um aspecto importante da administração de um negócio, por isso é imperativo que as empresas tomem decisões para comprar produtos e serviços que melhorem suas operações de alguma forma. Antes de tomar uma decisão de compra, as empresas devem identificar uma necessidade real de sua empresa. Por exemplo, a compra de um novo software pode melhorar o gerenciamento de estoque ou a adição de uma impressora pode aumentar a produtividade. Muitas vezes, os funcionários apresentam seus empregadores com necessidades, enquanto em outros momentos, os empregadores têm que reconhecer uma necessidade depois de analisar o fluxo de trabalho e as metas de negócios.
Determinar um orçamento
Seja pequeno ou grande, um orçamento pode ajudar a evitar que as empresas gastem demais e aparentemente gastem menos do que as compras que precisam para realizar suas operações. Um orçamento fornece à equipe de compras uma diretriz que eles podem usar para pesquisar fornecedores e produtos e pesar as possibilidades de compra.
Selecione uma equipe de compras
Selecione indivíduos em sua equipe para pesquisar opções para a compra que sua empresa deseja fazer. Isso ajuda a usar pessoas que estão na linha de frente e envolvidas com o item que você planeja comprar. Esses indivíduos entendem os processos por trás do item que está sendo comprado e provavelmente estão mais familiarizados com os recursos e benefícios que podem agregar valor à sua organização.
Definir especificações
Trabalhe com a equipe de compras para desenvolver uma imagem clara das especificações do produto ou serviço que sua empresa está planejando comprar. Se você está comprando uma impressora para um escritório imobiliário, as especificações podem incluir uma máquina que imprima em cores, tenha menos de 24 polegadas, imprima em papel brilhante e fotográfico, tenha 64 MB de memória e conectividade sem fio, imprima até 17 páginas por minuto e funciona com sistemas operacionais baseados em Mac ou Windows. Esses detalhes podem ajudar a equipe de compra a identificar itens que atendam às necessidades da empresa imediatamente, em vez de pesquisar opções que não atendem às necessidades gerais.
Procurar por opções
Use as especificações do produto para procurar opções viáveis. Encontre fornecedores e fornecedores que oferecem o produto que você está procurando. Leve em conta os fornecedores com quem você trabalhou no passado, aqueles que têm vendas ou oferecem descontos para empresas como a sua.
Avalie suas opções
Limite sua pesquisa e identifique as melhores opções para sua empresa. Trabalhe com a equipe de compras para identificar os prós e contras de cada opção. Considere os custos, recursos, manutenção, prazos de entrega, opções de pagamento, atendimento ao cliente e reputação do fornecedor.
Faça a compra
Determine como sua empresa planeja pagar pela compra e identifique o membro da equipe de compras para assinar a compra. Entre em contato com o fornecedor que fornece o produto que você deseja comprar e faça sua compra.
Reavaliar a compra
É importante acompanhar as compras para determinar se a compra está ou não funcionando para sua equipe. Obtenha feedback sobre a compra para saber se é necessário fazer alterações nas especificações se o produto ou software precisar ser atualizado no futuro.
