Antes do e-mail ser popularizado, as transmissões de fax eram a única maneira de enviar comunicações por escrito rapidamente. Eles poderiam fornecer documentos e impressões em poucos minutos por centenas ou milhares de quilômetros. Como o e-mail é amplamente utilizado, algumas empresas abandonaram completamente os aparelhos de fax. Ainda assim, os faxes possuem algumas vantagens sobre a comunicação por email.
Problemas de papel
Como as transmissões de fax usam papel e e-mail, os problemas com o papel colocam a comunicação de fax em desvantagem. Como as impressoras, os aparelhos de fax podem apresentar atolamentos de papel. Ao contrário das impressoras, esses atolamentos de papel podem ocorrer em uma das duas máquinas necessárias para concluir uma transmissão de fax. O documento original pode atolar no aparelho de fax do remetente, possivelmente tornando o documento inutilizável se o atolamento for grave o suficiente. Na extremidade receptora, o papel que está sendo impresso pode atolar no aparelho de fax, interrompendo todo o processo. A máquina receptora também pode ficar sem papel, e o usuário pode não perceber que o papel desapareceu por algum tempo. Esse atraso pode fazer com que comunicações sensíveis ao tempo não sejam atendidas por horas ou até dias.
Um passo processo
Um dos maiores pontos fortes das transmissões de fax ocorre quando uma pessoa está lidando com um documento assinado ou um documento que só existe em cópia impressa. Se essa pessoa quiser enviar o documento em um email, ele precisará gerar uma imagem do documento com um scanner ou uma impressora multifuncional. O usuário precisa editar a imagem digitalizada antes de escolher um ponto no disco rígido do computador para salvar o documento digitalizado. Quando a pessoa envia o email, o arquivo de digitalização deve ser anexado ao email. Em contraste, uma pessoa que usa uma máquina de fax simplesmente coloca o documento na máquina e bate algumas teclas para enviá-lo para a parte receptora.
Edição
Os documentos enviados por email podem ser editados por um usuário, enquanto documentos enviados por fax não podem. Em situações em que as duas partes estão colaborando em um projeto, a capacidade de editar o documento ajuda a facilitar essa colaboração, proporcionando a ambos os usuários a facilidade de fazer alterações rapidamente. Se as duas partes estão envolvidas em um relacionamento adversarial, uma transmissão de fax pode ser mais atraente. A natureza do documento de fax impresso dificulta a alteração do documento para difamar ou manipular a outra parte.
Combinação
Muitos computadores e impressoras hoje podem enviar faxes e e-mails. Isso significa que os arquivos digitais podem ser enviados de um computador para uma máquina de fax, onde são entregues como um documento impresso. Esses computadores e impressoras também podem receber transmissões de fax de aparelhos de fax, fornecendo as vantagens de fax e e-mail.
