Se você pagou salários a funcionários e reteve impostos, você deve enviar W-2s à Administração da Previdência Social. Se você tem até 50 funcionários, é possível enviar arquivos eletronicamente por meio do sistema on-line Serviços de negócios da SSA. O serviço é seguro e fornece uma prova imediata de que você arquivou. Você tem até 31 de março para arquivar eletronicamente; arquivadores de papel têm até o último dia de fevereiro. Você também pode imprimir W-2s e distribuí-los para seus funcionários.
Registro on-line de serviços corporativos
Para acessar o BSO, você deve primeiro se registrar. Vá para o site do Social Security Administration, Business Services Online e selecione o botão “Register”. Você precisará fornecer informações específicas, como seu nome, data de nascimento, número do seguro social, endereço, número de telefone e endereço de e-mail. Depois que seu registro for confirmado, você terá seu ID de usuário e senha.
Formulários W-2 / W-3 Online
Para criar W-2s, você precisará acessar o Formulários W-2 / W-3 Online da BSO. Você também deve executar algumas etapas preliminares, como escolher um ano fiscal, inserir seu número de identificação do empregador e garantir que nenhuma exceção ou restrição seja aplicada. Por exemplo, você não pode usar o Formulários W-2 / W-3 on-line se estiver arquivando um ano fiscal anterior a 2011 ou se estiver corrigindo um W-2 arquivado anteriormente. Para compor os W-2s, siga as instruções na página do relatório de salários da BSO. Complete cada W-2 como você faria para a versão em papel. Registre os salários dos funcionários, os impostos retidos e os benefícios aplicáveis nas caixas apropriadas.
Impressão W-2
Formulários W-2 / W-3 Online permite criar, salvar, imprimir ou enviar W-2s. Você pode imprimir e revisar W-2s antes de enviá-los. Se você já enviou seus W-2s, você tem até 30 dias após a data de envio para fazer o download dos seus W-2s, que estão disponíveis em formato PDF. Se você tiver W-2s pré-preenchidos e inacabados, o sistema informará que os formulários estão incompletos. A BSO envia seus W-2s apenas para o SSA. Não os envia para agências de receita estaduais e locais aplicáveis. Você deve encaminhá-los você mesmo.
Formulários W-2c / W-3c Online
Para corrigir um W-2 enviado, registre um W-2c usando o Forms W-2c / W-3c Online. Este sistema permite arquivar e imprimir um W-2 corrigido, independentemente do formato de envio original. Você pode corrigir os W-2 enviados apenas para os salários ganhos nos três anos anteriores, três meses e 15 dias. Você pode completar e imprimir até 25 W-2cs.
Serviços W-3 e W-3c
Um W-3 é um formulário de transmissão que mostra o total de salários e retenção para todos os funcionários no ano. Você deve incluir um W-3 ao enviar os W-2s de seus funcionários para o SSA. Para arquivar e imprimir um W-3, acesse Formulários W-2 / W-3 Online. Para arquivar e imprimir um W-3 corrigido, use Formulários W-2c / W-3c Online.
Arquivamento e impressão para mais de 50 funcionários
Se você tiver mais de 50 funcionários, poderá usar o sistema de "upload de arquivos" da BSO para arquivar e imprimir W-2s. Para obter as especificações de formato de arquivo, vá para o site do Social Security Administration, Employer W-2 Filing Instructions and Information. Escolha "Publicações e formulários" e "Especificações para formulários de arquivamento W-2 e W-2c eletronicamente". Selecione o link das especificações apropriadas.
