Se você tem uma galeria ou vende sua própria arte, uma fatura pode ser sua última conexão com um comprador. Escolher um formato que coordene com o seu papel timbrado e suporte sua imagem de marca transforma suas faturas em ferramentas de marketing que deixam uma boa impressão. Você pode personalizar os modelos encontrados no software de processamento de texto e faturamento dedicado ou criar os seus próprios. Seu layout, no entanto, deve resultar em um documento limpo e fácil de ler que agrupa informações relacionadas.
Criar sistemas de numeração
Desenvolva um sistema de numeração de trabalho ou projeto para organizar as informações do cliente, controlar as despesas e identificar o trabalho enviado para as impressoras, lojas de molduras e outros fornecedores em nome de seus clientes. A Creative Public recomenda um sistema que incorpore um número e uma breve descrição. Por exemplo, 15-003-05-Ceramic-Smith, pode ser o terceiro projeto que você teve em maio de 2015 para um cliente chamado Smith. Sob este sistema, você atribui 15-067-09-ArtFest ao seu 67º projeto em setembro de 2015.
Crie um sistema de numeração separado para identificar suas faturas. A numeração de faturas facilita a preparação de impostos e o acompanhamento de pagamentos no final do exercício e fornece aos números necessários os números de referência dos departamentos de contabilidade do cliente. Escolha uma combinação de números sequenciais por ano, conforme sugerido pela Smashing Magazine, como 2015015 para a 15ª fatura escrita em 2015, ou uma referência de cliente e um número sequencial para esse cliente, como TA025, para o 25º projeto da Time Advertising.
Atribuir um número de trabalho e um número de fatura para o trabalho que você deseja faturar.
Prepare o título
Digite a palavra "INVOICE" no topo da página, se o seu modelo ainda não tiver.
Agrupe seu logotipo, galeria / nome do estúdio ou seu nome e endereço, além de informações de contato principais, como seu número de telefone, endereço de e-mail e URL do site juntos em uma seção.
Insira as informações do seu cliente, incluindo o nome da empresa, o nome da pessoa que comprou a obra, bem como seu endereço e números de telefone.
Insira os detalhes da transação
Dedique uma seção na metade superior da página para anotar a data, o número da fatura, o número do pedido de compra do cliente, se disponível, e o número do trabalho atribuído ao trabalho
Adicione o valor devido e suas condições de pagamento, como "Pagar após o recebimento" ou "tela emoldurada entregue uma vez recebido o pagamento", quando a entrega estiver condicionada ao pagamento do valor devido.
Descreva os direitos que o cliente está comprando - para obras digitais - como "Uso único. Todas as reimpressões e outros direitos são revertidos para o artista após 30 dias". O escritório de advocacia Stropheus recomenda que você mantenha o direito de preferência caso o comprador queira revender seu trabalho.
Forneça seu número de identificação federal do empregador - ou seu número de CPF como galerias, museus e clientes corporativos precisam dessas informações para relatórios fiscais.
Liste as opções de pagamento que você oferece, como cheque, PayPal, Square ou cartão de crédito, e forneça todos os detalhes da conta necessários para que o cliente pague a você.
Seção Completa para Encargos
Comece esta seção com uma frase como "Serviços processados da seguinte forma:".
Descreva a tarefa com detalhes suficientes para que a descrição seja entendida por outras pessoas mais tarde. Por exemplo, em vez de "Treinamento de arte", escreva "10 ilustrações de caneta e tinta para o manual de manutenção da carregadeira de rodas".
Anote sua estrutura de taxas como uma taxa fixa ou horária mais o valor correspondente em dólar. Não se esqueça de incluir o número de horas faturáveis quando os preços forem calculados por hora. Adicione o custo total do criativo para esta seção.
Relacione todas as despesas para as quais você solicitou o reembolso. Inclua descrição suficiente para que o cliente possa corresponder a cada item de linha com recibos de suporte fornecidos por você. Adicione um total para a categoria de despesas.
Indique quaisquer depósitos ou adiantamentos feitos pelo cliente.
Anote o valor total devido, menos quaisquer pagamentos recebidos até o momento. A Kutztown University of Pennsylvania recomenda o uso de números e palavras, como "Total devido: US $ 750. Setecentos e cinquenta dólares".
Siga o conselho da Freshbooks e adicione "Obrigado pelo seu negócio!" na parte inferior da página para aumentar suas chances de pagamento imediato.
Dicas
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Usar um número diferente de 001 para sua primeira fatura significa que sua empresa está mais estabelecida.
Peça aos clientes para pagá-lo com seu nome, a menos que você tenha uma conta bancária comercial no nome de sua empresa ou uma conta "Como fazer negócios com" em seu banco para evitar problemas de desconto de cheques.
